Die Stadtverordnetenversammlung der Stadt

Offenbach am Main

2016 - 2021

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2016-21/DS-I(A)0704                                                         Ausgegeben am 02.12.2019

                                                                                               Eing. Dat. 14.11.2019

 

 

 

 

 

Eigenbetrieb MainArbeit. Kommunales Jobcenter Offenbach

Einführung eines Forderungsmanagementsystems

Antrag Magistratsvorlage Nr. 2019-429 (Dez. III, OE 58) vom 13.11.2019

 

 

Der Magistrat beantragt, dass die Stadtverordnetenversammlung wie folgt beschließt:

 

Die MainArbeit. Kommunales Jobcenter Offenbach führt das Forderungsmanagement-System avviso der Firma DATAteam GmbH ein.

 

Die Einführung erfolgt zum Januar 2021.

 

Die Einführungskosten betragen 64.240,- €. Die benötigten Mittel sind im Rahmen der IT-Kosten im Wirtschaftsplan des Eigenbetriebs für 2020 veranschlagt. Die laufenden jährlichen Kosten ab 2021 für Support und Softwarepflege betragen 8.011,- €.

 

Die Kosten werden im Rahmen der Finanzierung der Verwaltungskosten des SGB II durch den Bund mit einem Anteil von 84,8 Prozent und von der Kommune mit einem Anteil von 15,2 Prozent getragen. Die Bereitstellung der kommunalen Mittel erfolgt über das Produktkonto 05020100.7170000081.

 

 

Begründung:

 

Ziel der Einführung einer Forderungsmanagement-Software bei der MainArbeit und der Integration dieses Systems in die bestehende Software-Umgebung ist:

·         die Vermeidung von Mehrfacherfassungen durch entsprechende Schnittstellen.

·         Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch schnellere Bearbeitung, weniger Fehlbuchungen und transparentere Darstellung der Forderungen.

·         Erhöhung der Zahlungsmoral durch stringenteres Vorgehen mit deutlich gesteigertem Mahnrhythmus und dadurch Verminderung der „Außenstände“.

·         Entlastung der Mitarbeiter im Forderungsmanagement der MainArbeit sowie mittel- und langfristige Personaleinsparungen. 

 

Die Forderungsmanagement-Software avviso ist bei der Stadtkasse seit Jahren im Einsatz und hat sich dort bewährt. Eine Präsentation der Software bei der MainArbeit hat einen sehr guten Eindruck hinterlassen und die Firma DATAteam ist bereit, ihre Software an die spezifischen Bedürfnisse und Gegebenheiten der MainArbeit anzupassen.

 

Der Einsatz der gleichen Software bei der Stadtkasse und der MainArbeit bietet zudem den Vorteil, dass die Übergabe von Forderungen an die Stadtkasse, zwecks Beitreibung, quasi per „Knopfdruck“ erfolgen könnte. Da der Einsatz von avviso bei der MainArbeit rechtlich als „Lizenzerweiterung“ der bestehenden avviso-Installation bei der Stadt durchgeführt wird, ist eine Ausschreibung des zu beschaffenden Fachverfahrens nicht erforderlich.

 

Vorgespräche mit Vertretern der Firma DATAteam verliefen positiv und die spezifischen Änderungsbedarfe der standardisierten Verfahrensabläufe in avviso konnten bereits identifiziert und im Detail festgelegt werden.

 

Die Änderungsbedarfe an der Standardversion des Programms-avviso ergeben sich im Wesentlichen durch das SGB II-spezifische Bedarfsgemeinschaftskonstrukt. Außerdem sind Schnittstellen zu LÄMMkom, das Dokumentenmanagementsystem enaio und SAP erforderlich.

 

Für die Entwicklungsarbeit, die DATAteam für die MainArbeit-spezifischen Programmänderungen und die Schnittstellenprogrammierung aufwenden muss, konnte eine hälftige Kostenteilung vereinbart werden. Hiermit honoriert DATAteam den „KnowHow-Transfer“ durch den sie ihr Produkt avviso für den Einsatz auch in anderen Jobcentern präparieren können.

 

Die Betriebskommission des Eigenbetriebs MainArbeit. Kommunales Jobcenter Offenbach hat in ihrer Sitzung am 17.10.2019 dieser Vorlage zugestimmt.