Quelle: pio.offenbach.de
Abgerufen am 30.05.2020



Die Stadtverordnetenversammlung der Stadt

Offenbach am Main

2016 - 2021

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2016-21/DS-I(A)0756                                                         Ausgegeben am 20.02.2020

                                                                                               Eing. Dat. 20.02.2020

 

 

 

 

 

Beschluss zur Einführung der Fachanwendung „KommunalRegie“ in der Stadtverwaltung und Beschluss zur Beauftragung der ESO Stadtservice GmbH

hier: Projekt- und Vergabebeschluss und Bereitstellung überplanmäßiger Mittel gemäß § 100 HGO

Antrag Magistratsvorlage Nr. 2020-074 (Dez. IV, Amt 60) vom 19.02.2020

 

 

Der Magistrat beantragt, dass die Stadtverordnetenversammlung wie folgt beschließt:

 

1.       Die Stadt Offenbach am Main führt die Fachanwendung „KommunalRegie“ des Herstellers IGV Ingenieurgesellschaft GmbH, Hegelstraße 17, 39104 Magdeburg, zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein.

 

2.       Nachstehende Module werden stufenweise über die voraussichtlich nächsten drei Jahre eingeführt.

 

a)  Module „Trassengenehmigung“ und „Jahresbauprogramm“,

b)  Modul „Verkehrsrechtliche Anordnung“ plus mobile Anwendungen,

c)  Onlineantragsverfahren für o. g. Modul Trassengenehmigung,

d)  weitere Module wie Mobilitätsportal, Sondernutzung/ Gestattungen sollen perspektivisch folgen

 

3.       ESO Stadtservice GmbH wird beauftragt, alle hierfür erforderliche Hard- und Software zu beschaffen, der Stadt Offenbach am Main zur Verfügung zu stellen und den reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

 

4.       Zu diesem Zweck soll ein Dienstleistungsvertrag über die Erbringung von IT-Dienstleistungen zwischen der Stadt Offenbach am Main und der ESO Stadtservice GmbH geschlossen werden.

 

5.       Dem von der ESO Stadtservice GmbH erstellten Angebot für die Jahre 2020-2023 ff. mit 578.630, -- € wird zugestimmt.

 

6.       Für die Beschaffung der Fachanwendung „KommunalRegie“ werden die erforderlichen Haushaltsmittel auf dem Produktkonto 01010800.0240000060, Investitionsnummer 0101080800601201 (Diverse Anschaffungen Amt 60) wie folgt bereitgestellt:

Überplanmäßige Mittel 2020:    58.164,11 €

Haushaltsmittel 2021:              115.024,45 €

Haushaltsmittel 2022:                44.024,29 €

gesamt:                                    217.213,01 €

 

Die erforderliche Mittelanpassung für die Planjahre 2021 und 2022 erfolgt im Rahmen der Haushaltsplanung 2021 ff.

Die Bereitstellung der zusätzlichen Mittel für das Haushaltsjahr 2020 in Höhe von 58.164,11 € erfolgt aufgrund eines Übertragungsfehlers bei der Haushaltsplanung mittels Beschluss gemäß § 100 HGO überplanmäßig.

 

Die Deckung erfolgt durch Reduzierung der Planmittel 2020 um 58.164,11 € auf dem Produktkonto 12010100.0952002960, Investitionsnummer 1201010900601208 „Straßenbau global“.

 

7.       Der Vergabe der Beschaffung der o. g. Module wird zugestimmt.

 

8.       Zur Deckung der laufenden Kosten aus dem Betrieb der Fachanwendung (Kosten im Einzelnen siehe Tabelle Seite 6) stehen ab 2020 (2020: 44.123,77 €, 2021: 101.575,78 €, 2022: 107.858,98 €, 2023 ff.: 107.858,98 €) auf den folgenden Produktkonten zur Verfügung:

a)    12010100.6166000960 Service und Wartung EDV (Gemeindestraßen),

b)    12020100.6166000960 Service und Wartung EDV (Kreisstraßen),

c)    12030100.6166000960 Service und Wartung EDV (Landesstraßen),

d)    12040100.6166000960 Service und Wartung EDV (Bundesstraßen).

 

Die erforderliche Mittelanpassung für die Planjahre 2021 ff erfolgt im Rahmen der Haushaltsplanung 2021 ff.

 

 

Begründung:

 

Die Einführung der Software zielt insbesondere auf eine verbesserte, effizientere Koordinierung und Verfahrensabwicklung von Leitungstrassen und Baustellengenehmigungen im öffentlichen Straßenraum.

 

Die Anzahl der Versorgungsträger in der Stadt Offenbach hat sich von 13 im Jahr 2006 auf 27 im Jahr 2020 erhöht. Dabei hat insbesondere die Zahl der Telekommunikationsunternehmen stark zugenommen. Die Anzahl der Baumaßnahmen mit Einfluss auf öffentliche Grundstücke / Verkehr hat stark zugenommen. Die Anforderung an die Sicherheit im Straßenverkehr hat sich mit der letzten Änderung der Straßenverkehrsordnung (mehr Sicherheitsabstand) erhöht, so dass die Verkehrslenkung bei Baumaßnahmen zunehmend schwieriger wird.

 

Aktuell gibt es hierzu bis auf die monatliche Koordinierungsrunde beim Amt für Stadtplanung, Verkehrs- und Baumanagement, Referat Verkehrswegebau und Straßenverkehrsbehörde (Amt 60.2.2), praktisch keine Koordinierung der aus dieser Entwicklung resultierenden vielfältigen Baumaßnahmen. Abstimmungen zu Trassengenehmigungen erfolgen heute durch Anfragen an beteiligte Ämter mit der Bitte um Stellungnahmen. Diese müssen jeweils einzeln abgefragt, bearbeitet und abgelegt werden. Der gesamte Datenaustausch geschieht aktuell in schriftlicher Form. Derzeit steht kein geografisches Informationssystem zur Verfügung, mit dem man die geplanten Maßnahmen visualisieren und aus dem man die Auswirkungen einer Baumaßnahme auf andere Maßnahmen ablesen könnte. Oftmals verwenden Versorgungsträger für dieselben Örtlichkeiten ihre unterschiedlichen fachspezifischen Lagebezeichnungen, was die eindeutige Identifizierung der Ortsangabe im Antrag schwierig macht und zu Überschneidungen in Bauablaufplanungen führt.

 

Der Ausbau der Infrastrukturen für Breitbandversorgung und Elektromobilität wird in den nächsten Jahren auf einen erhöhten Instandhaltungsbedarf bei Kanälen, Straßen, Brücken, Stromversorgung, Wasserversorgung und Wohnungsbau treffen. Eine wirksame Koordinierung der resultierenden Baumaßnahmen zur Aufrechterhaltung der städtischen Funktionen ist mit der heutigen Arbeitsweise nicht mehr zu leisten.

 

Hinzu kommt, dass das Trassengenehmigungsverfahren und die straßenverkehrsbehördliche Baustellensachbearbeitung datentechnisch heute getrennt voneinander ablaufen, wodurch zeitlich-räumliche Überschneidungen unentdeckt bleiben können. Auch gibt es aktuell keine Möglichkeit, Anträge in elektronischer Form an die Stadt zu richten, was bis 2022 unter dem Stichwort „Digitalisierung / E-Government“ für alle Verwaltungsleistungen ermöglicht werden soll.

 

Hinsichtlich der Öffentlichkeitsarbeit hat die Stadt Offenbach am Main mit den derzeitigen technischen Mitteln weder die Möglichkeit, Bürgerinnen und Bürger in Echtzeit über Baustellen im Stadtgebiet zu informieren, noch diese Daten mit umliegenden Kommunen zu vernetzen, um eine sinnvolle regionale Betrachtung der Auswirkungen von Baumaßnahmen durchzuführen und den Verkehrsfluss entsprechend zu steuern.

 

Bei Amt 60 sowie dem Amt für Öffentlichkeitsarbeit besteht daher dringend der Bedarf, die Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen und eine passende softwaretechnische Unterstützung für Koordinierungsaufgaben, für die Online-Antragstellung sowie perspektivisch eine regional vernetzte Zusammenarbeit und die Information der Öffentlichkeit einzusetzen. Da für die Genehmigung von Trassen sowie die Abstimmung des Jahresbauprogramms der Versorgungsträger aktuell keine softwarebasierte Lösung existiert, sieht Amt 60 hierfür den dringendsten Handlungsbedarf.

 

Auch beim ESO hat man – wenn auch in kleinerem Umfang – ähnliche Probleme, besonders im Bereich der Straßenunterhaltung. Deshalb hat sich der ESO nach umfangreichen Prüfungen im Jahr 2017 entschieden, eine Softwareunterstützung einzuführen und die Möglichkeiten der Digitalisierung zur Effizienzerhöhung bei den Prozessen zur Straßenunterhaltung zu nutzen. Hierbei hat man sich entschieden, mit dem Softwarehersteller IGV GmbH, Magdeburg, zusammenzuarbeiten, der für städtische Koordinierungsaufgaben spezielle Softwaremodule entwickelt hat.

 

Die Software der IGV GmbH wird unter dem Namen „KommunalRegie“ vertrieben. Die Fachanwendung ist modular aufgebaut und daher in unterschiedlichsten Verwaltungsbereichen einsetzbar. Vorreiter beim Einsatz dieser Software war die Stadt Karlsruhe, die auf Grund zahlreicher Großprojekte (Straßenbahn, Straßensanierung, Bau von Fernwärmeleitungen etc.) dringend wirksame Softwareunterstützung für Koordinierungsaufgaben benötigte. Mittlerweile haben zahlreiche andere Städte Module dieser Software im Einsatz, unter anderem auch die Stadt Frankfurt am Main, was für eine spätere regionale Vernetzung von Vorteil ist.

 

Beim ESO werden mehrere Module für die Straßenunterhaltung (Straßenbegehungen, Abnahme und Gewährleistungsüberwachung, eigene Tiefbaumaßnahmen etc.) genutzt. Damit sind beim ESO die benötigte IT-Infrastruktur (Server, Grundinstallation der Anwendung) und erstes Knowhow hinsichtlich des Betriebs und der Funktionsweise der Anwendung sowie die Grundlagendaten (Geodaten, Kataster, Straßennetz etc.) bereits passend für die Stadt Offenbach vorhanden.

 

Um möglichst große Synergieeffekte in der Zusammenarbeit zwischen der Stadt Offenbach am Main und dem ESO zu erzielen, bietet es sich daher an, die bereits beim ESO vorhandenen Ressourcen und Erfahrungen künftig auch für die Bearbeitung von Vorgängen innerhalb der Stadtverwaltung zu nutzen und eine Vernetzung zwischen den städtischen Stellen und dem Stadtdienstleister anzustreben. Im ersten Schritt strebt Amt 60 daher eine Erweiterung des Programms „KommunalRegie“ auf das Arbeitsgebiet „Trassengenehmigungen“ und die Einführung eines digitalen „Jahresbauprogramms“ an.

 

Mit dem Modul „Trassengenehmigung“ werden folgende Vorteile erreicht:

·         Zentrale Verwaltung aller eingehenden Trassenanträge,

·         zentrale Beteiligung aller betroffenen Ämter über eine einzige Fachanwendung,

·         zentrale Darstellung aller aktuellen Trassenanträge (Anfragen, Umsetzungen) in einem geographischen System auf Basis des Katasters der Stadt Offenbach,

·         Auskünfte zu allen aktuellen Trassenanträgen sind kurzfristig möglich,

·         Verkürzung der Bearbeitungsdauer von Trassenanträgen durch Wegfall von Postlaufzeiten zwischen Amt 60 und beteiligten Stellen,

·         durch die vernetzte Zusammenarbeit wären zudem die Trassenanträge auch problemlos an den ESO übermittelbar, so dass eine bessere Koordinierung mit den Abteilungen Kanal / Straßenunterhaltung möglich ist.

 

Durch die Einführung des „Jahresbauprogramms“ sollen folgende Verbesserungen erzielt werden:

·         Zentrale Darstellung der geplanten Baumaßnahmen aller Versorgungsträger im Planjahr in einem geografischen System auf Basis des Katasters der Stadt Offenbach,

·         Koordinierung aller geplanten Maßnahmen mit sonstigen Baumaßnahmen Dritter, der Verkehrslenkung sowie der Straßenunterhaltung
à Aufbrüche frisch sanierter Straßen lassen sich so auf ein Minimum begrenzen,

·         Möglichkeit der Ansprache von Versorgungsträgern hinsichtlich möglicher Mitgehmaßnahmen.

 

In einem zweiten Schritt ist vorgesehen, das Programm „KommunalRegie“ für den Einsatz in weiteren Bereichen durch Zukauf entsprechender Module und weiterer Lizenzen auszubauen. So soll die Baustellensachbearbeitung der Straßenverkehrsbehörde ab voraussichtlich Ende 2020 / Anfang 2021 ebenfalls über diese Anwendung erfolgen.

 

Durch diese Systemumstellung soll es künftig Bauunternehmen ermöglicht werden, Anträge und Informationen direkt auf digitalem Weg an die Straßenverkehrsbehörde zu richten, wodurch der Aufwand einer manuellen Erfassung der Anträge entfallen soll. Eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen dem ESO (Abteilung Straßenunterhaltung), dem Aufgabengebiet „Trassengenehmigungen“ und der Straßenverkehrsbehörde ist durch die Arbeit auf einer gemeinsamen Plattform zudem zu erwarten. Weiterhin ist vorgesehen, z. B. über www.offenbach.de künftig eine kartenbasierte Funktion anzubieten, über welche sich Bürgerinnen und Bürger über Art, Umfang und Dauer aktueller Baumaßnahmen im Stadtgebiet informieren können. Durch die gezielte Information der Öffentlichkeit ist zu erwarten, dass die Zahl diesbezüglicher Anfragen bei der Straßenverkehrsbehörde zurückgeht, was weitere zeitliche Freiräume für eine Verkürzung der Bearbeitungsdauer oder verbesserte Kontrollen schaffen soll. Zudem können Bürgerinnen und Bürger durch die verbesserte Informationslage ihre Routen zielgenauer planen, was Umwegfahrten vermeidet und sich sowohl hinsichtlich des Verkehrsaufkommens als auch der Umweltbelastung positiv auswirken kann.

 

Diese Baustelleninformationen könnten in einem dritten Schritt mit den Baustelleninformationen umliegender Kommunen – beispielsweise der Stadt Frankfurt am Main – gebündelt werden, um den Bürgerinnen und Bürgern der Region eine einheitliche, umfassende und aussagekräftige Informationsquelle zu bieten, da Fahrten häufig nicht an der Stadtgrenze enden und Baumaßnahmen auch Auswirkungen auf mehrere örtlich verschiedene Zuständigkeitsbereiche von Straßenverkehrsbehörden haben können. Eine solche regionale Kooperation hinsichtlich der Baustelleninformationen auf Basis von „KommunalRegie“ findet heute beispielsweise schon in der Technologieregion Karlsruhe statt: http://mobilitaet.trk.de/. Auch die Stadt Frankfurt am Main speist ihr Portal www.mainziel.de mit Daten aus „KommunalRegie“.

Die positiven Effekte einer vernetzten Zusammenarbeit lassen sich jedoch nur erzielen, wenn auf einer gemeinsamen Datenbasis gearbeitet wird. Daher hat eine Arbeitsgruppe aus Vertretern von Amt 60, dem ESO, dem SOH IT-Kompetenzcenter und Amt 10.3 sich damit beschäftigt, ob und wie eine gemeinsame Nutzung der Anwendung „KommunalRegie“ zwischen Stadtverwaltung und ESO sich realisieren ließe. Ergebnis dieser Abstimmungen war, „KommunalRegie“ auf den Servern der ESO unter Verwendung gemeinsamer Geodaten zu betreiben. Da „KommunalRegie“ mandantenfähig ist, kann gewährleistet werden, dass kein unbefugter Zugriff auf die fachspezifischen Daten der jeweiligen anderen Organisation erfolgt. Grundlage für die gemeinschaftliche Nutzung soll ein Dienstleistungsvertrag zwischen der Stadt Offenbach am Main und der ESO Stadtservice GmbH sein. Dieser soll Regelungen über die Beschaffung von Programmbestandteilen und Lizenzen sowie die Bereitstellung und den Betrieb des Systems durch die ESO enthalten.

 

In der Anlage 1 sind die einmaligen Beschaffungskosten und die jährlichen Wartungskosten bis 2023 ff. dargestellt. Die nachfolgende Tabelle bildet die Zusammenfassung dieser oben genannten Kosten ab.

 

 

 

 

 

 

Jahr

2020

2021

2022

2023 ff.

Beschaffungskosten einmalig inkl. MwSt. und Unvorhergesehenes in Euro

                    58.164,11 

             115.024,45 

              44.024,29 

 

Wartungskosten jährlich inkl. MwSt. und Unvorhergesehenes in Euro

                    44.123,77 

             101.575,78 

            107.858,98 

 

107.858,98 

Gesamtkosten pro Jahr

In Euro

                 102.287,88 

             216.600,23 

            151.883,27 

 

107.858,98 

 

 

 

 

 

Die jährlichen Wartungskosten werden prozentual auf die Gemeindestraßen, Kreisstraßen, Landesstraßen und Bundesstraßen aufgeteilt.

 

Es ist vorgesehen, die ESO Stadtservice GmbH zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu beauftragen und die Module „Trassengenehmigungen“ und „Jahresbauprogramm“ als ersten Schritt bei Amt 60 einzuführen. Die Beauftragung weiterer Module, z. B. für die Ausstellung verkehrsrechtlicher Anordnungen für Baumaßnahmen oder die Ermöglichung der Online-Antragstellung, soll ab 2021 erfolgen.

 

Mit der Durchführung der erforderlichen Arbeiten soll sofort nach Bereitstellung der Haushaltsmittel begonnen werden.

 

Eine Folgekostenberechnung entfällt (übliche Darlehenszinsen und -tilgungen).

Die Softwarepflege der IT-Infrastruktur ist mit den jährlichen Wartungskosten über den Dienstleistungsvertrag abgegolten.

 

Die Haushaltsmittelbereitstellung sowie die Finanzierung der Maßnahme erfolgen entsprechend dem Antragstenor.

Anlage:

Darstellung der Kosten

 

Verteiler:

13 x HFB

  1 x Minderheitenvertreter (HFB)

  2 x Vertreter (ALB)

13 x UPB

  1 x Minderheitenvertreter (UPB)

  2 x Vertreter (ALB)

  9 x Fraktionen

  1 x fraktionslose Stv.

  4 x Stv.-Büro

 

Hinweis: Die Anlage ist im PIO (Politisches Informationssystem Offenbach) hinterlegt und kann dort eingesehen werden.

 

Dieser Text wurde mit dem "Politischen Informationssystem Offenbach" erstellt. Er dient nur der Information und ist nicht rechtsverbindlich. Etwaige Abweichungen des Layouts gegenüber dem Original sind technisch bedingt und können nicht verhindert werden.