Leitlinien zur Beteiligung von Bürgerinnen und Bürgern
in Offenbach am Main

Stand: 10. Juli 2020



 

Inhaltsverzeichnis

Präambel.................................................................................................................................... 2

Leitsatz 1.................................................................................................................................... 4

Leitsatz 2.................................................................................................................................... 5

Leitsatz 3.................................................................................................................................... 7

Leitsatz 4.................................................................................................................................... 8

Leitsatz 5.................................................................................................................................... 9

Leitsatz 6................................................................................................................................... 10

Leitsatz 7................................................................................................................................... 11

Leitsatz 8................................................................................................................................... 12

Leitsatz 9................................................................................................................................... 13

Leitsatz 10................................................................................................................................. 14

 

Begleitdokumente.................................................................................................................... 15

Zur Entstehung der Leitlinien.......................................................................................... 15

Methodenkoffer................................................................................................................. 17

Leitfaden............................................................................................................................. 19

Checkliste........................................................................................................................... 20

Schaffung und Betrieb der Service- und Beratungsstelle.......................................... 24

 

 

Präambel

 

Offenbach am Main gemeinsam gestalten, wichtige Entscheidungen über die zukünftige Entwicklung der Stadt zusammen mit der Stadtgesellschaft diskutieren und im Dialog mit den Einwohnerinnen und Einwohnern abwägen.

Die Beteiligung der Stadtgesellschaft ist für Offenbach ein wichtiges Anliegen. Heute und in den kommenden Jahren werden wichtige und zum Teil wegweisende Entscheidungen getroffen. Dafür sollen die bereits heute vorhandenen Formen der Beteiligung von Bürgerinnen und Bürgern verbessert werden und vielfältige Methoden zur Anwendung kommen.

Eine Vielzahl von Interessen der Stadtbewohner sind abzuwägen und in Einklang zu bringen. Dafür braucht es einen Rahmen, der die Bürgerbeteiligung für Offenbach grundsätzlich strukturiert. Die Leitlinien zur Beteiligung sorgen dafür, dass sich Bürgerinnen und Bürger, Verwaltung sowie Politikvertreter gemeinsam auf gute Lösungen verständigen können und Entscheidungsprozesse transparent werden. Für die Offenbacher Leitlinien ist definiert: Bürgerinnen und Bürger meint immer alle Einwohnerinnen und Einwohner Offenbachs, unabhängig von ihrer Wahlberechtigung.

Mit den Leitlinien soll auch verbindlich geklärt werden, wann und wie zukünftig über Vorhaben informiert und beteiligt wird, wie man sich in Partizipationsprozessen begegnet und was mit den Ergebnissen der Beteiligung passiert.

 

Verlässlicher Rahmen für die Beteiligung

Die Leitlinien bilden einen verlässlichen und verbindlichen Rahmen für die Bürgerschaft, für die Politik, die Verwaltung und für die Offenbacherinnen und Offenbacher ...

·         zu welchen Themen und Vorhaben

·         in welchem Umfang

·         zu welchem Zeitpunkt und

·         in welcher Art und Weise

...Bürgerbeteiligung in Offenbach stattfindet.

 

Wichtige allgemeine Zielsetzungen

Die Leitlinien zur Beteiligung von Bürgerinnen und Bürgern wurden in einem breit angelegten, trialogischen Prozess erarbeitet. Gemeinsam mit Offenbacherinnen und Offenbachern, mit Vertreterinnen und Vertretern der Stadtverwaltung sowie der Politik wurden die Grundsätze der Beteiligung erarbeitet, diskutiert und auf die lokalen Erfordernisse Offenbachs ausgerichtet. Die dafür eingerichtete Arbeitsgruppe (AG ELLBBB) strukturierte den eigenen Arbeitsprozess, bereitete öffentliche Dialoge vor und verarbeitete die eingegangenen Vorschläge, auch der Verwaltung, zu den Leitlinien. Entstanden sind 10 Leitlinien für Offenbach - als Richtschnur für Dialog, Beteiligung und Diskurs.


 

Leitsatz 1

Bürgerbeteiligung findet grundsätzlich im Austausch der Offenbacher Bevölkerung untereinander und­ mit Vertretern von Politik und Verwaltung statt. Alle Gruppierungen der Offenbacher Stadt-Gesellschaft sind angemessen zu beteiligen.

 

 

Grundsätze der Anwendung

1

Durch das Zusammenwirken der oben genannten Gruppen kann ein Verständigungsprozess eingeleitet werden, in dem das unterschiedliche Wissen und die verschiedenen Perspektiven auf Vorhaben und Projekte in den Prozess eingebracht werden und gemeinsam ein Weg für die Umsetzung des Vorhabens erarbeitet wird.

 

2

Bei allen Projekten sollte darauf geachtet werden, dass die beteiligten Bürgerinnen und Bürger die unterschiedlichen Interessen der Stadtgesellschaft abbilden. Weitere Interessengruppen können bei Bedarf projektbezogen hinzugezogen werden.

 

 

 

 

 


 

Leitsatz 2

Die Bürgerinnen und Bürger werden an Vorhaben der Stadt Offenbach beteiligt – im Rahmen der informellen Bürgerbeteiligung frühzeitig nach diesen Leitsätzen und im Rahmen der formellen Bürgerbeteiligung nach den gesetzlichen Vorgaben.

 

Grundsätze der Anwendung

1

Unter informeller Beteiligung versteht man das freiwillige Einbeziehen von Bürgerinnen und Bürgern in Planungs- und Gestaltungsprozesse über die gesetzlich vorgeschriebenen Maßnahmen hinaus. Die Stadt Offenbach hat sich dafür diese Leitlinien gegeben.

 

2

Demgegenüber steht die formelle Beteiligung, die in verschiedenen Gesetzen, zum Beispiel dem Baugesetzbuch oder der Hessischen Gemeindeordnung verbindlich geregelt ist.

 

3

Die frühzeitige Beteiligung beginnt in der Regel mit dem Grundsatzbeschluss der Stadtverordnetenversammlung (StvV) oder des Magistrats für ein Vorhaben, wenn noch Gestaltungsspielraum für die öffentliche Beteiligung besteht.

 

4

Ausgenommen sind die Themen und Bereiche, in denen aufgrund gesetzlicher Vorschriften eine Beteiligung der Öffentlichkeit explizit ausgeschlossen ist (z.B. Personalangelegenheiten).


5

Welchen Umfang die Bürgerbeteiligung haben soll und ob ein Beteiligungskonzept aufzustellen ist, wird im Rahmen der Beschlussfassung durch die Stadtverordnetenversammlung geklärt.

6

Abhängig von den Projektinhalten werden von der Stadtverwaltung dafür im Entwurf des Beteiligungskonzeptes kooperativ Vorschläge unterbreitet, welche Gruppen der Stadtgesellschaft besonders angesprochen werden sollen. Im Beteiligungsprozess kann dies bei Bedarf erweitert werden.

 

7

Die Bürgerinnen und Bürger können sich im Internet und/oder in einer gedruckten Version über die Leitlinien der Bürgerbeteiligung und die weiteren (rechtlichen)Bestimmungen zur Bürgerbeteiligung informieren.

 

8

Den städtischen Gesellschaften der Stadt Offenbach wird empfohlen bei ihren Vorhaben die Leitlinien für informelle Bürgerbeteiligung freiwillig anzuwenden.

 


9

Bei Großprojekten von privaten Investoren werden diese ebenfalls aufgefordert Bürgerbeteiligung nach den Leitlinien anzuwenden.

 


 

Leitsatz 3

[vorläufige Fassung, bis Stelle eingerichtet]

Im Amt für Öffentlichkeitsarbeit wird eine Service- und Beratungsstelle für die Förderung und Durchführung von Bürgerbeteiligung eingerichtet.

 

[endgültige Fassung, nach Vollzug]

Das Amt für Öffentlichkeitsarbeit betreibt eine Service- und Beratungsstelle zur Förderung und Durchführung von Bürgerbeteiligung.

 

Grundsätze der Anwendung

1

Die Service und Beratungsstelle für Bürgerbeteiligung hat die Aufgabe die Offenbacher Leitsätze für Bürgerbeteiligung umzusetzen und mit Leben zu füllen.

 

2

Die Service und Beratungsstelle für Bürgerbeteiligung ist Anlaufstelle sowohl für Bürgerinnen und Bürger als auch für Verwaltung und Politik.

 

3

Die Service und Beratungsstelle für Bürgerbeteiligung konzipiert die Öffentlichkeitsarbeit mit dem Ziel, die Leitsätze im Bewusstsein von Stadtgesellschaft, Politik und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung zu verankern. Ziel ist auch, eine breite Nutzung der Beteiligungsmöglichkeiten in den Planungsprozessen zu erreichen.

 

4

Die Service und Beratungsstelle für Bürgerbeteiligung baut die Dialogplattform „Bürgerbeteiligung in Offenbach“ mit der digitalen Vorhabenliste im Internet der Stadt Offenbach auf, moderiert die Plattform und führt die Vorhabenliste aktuell weiter.

 

5

Die Service und Beratungsstelle für Bürgerbeteiligung berät die Ämter und Dienststellen bei der Erarbeitung der Beteiligungskonzepte und unterstützt in allen organisatorischen Fragen des Beteiligungsprozesses.

 

 

 

 

 

 

Leitsatz 4

Die Formate der Offenbacher Bürgerbeteiligung berücksichtigen prinzipiell die gesamte Stadtgesellschaft. Die Teile der Stadtgesellschaft, die keinen leichten Zugang zu demokratischen Beteiligungsverfahren finden, werden durch zielgerichtete Informationsangebote und aufsuchende Formate eingebunden. Inklusion und Barrierefreiheit gelten gleichermaßen für alle Beteiligungsprozesse.

 

 

Grundsätze der Anwendung

1

Der Begriff Stadtgesellschaft meint eine Kommunikationsgemeinschaft im Sinne der Inklusion, d.h. dass alle in einer Kommune vorhandenen Gruppen und Personen einbezogen werden sollen.

 

2

Inklusion und Barrierefreiheit sind bei Beteiligungsprozessen der informellen Beteiligung zu berücksichtigen. Die hierfür notwendigen Voraussetzungen wie Öffentlichkeitsarbeit, Informationsangebote in verschiedenen Sprachen und in einfacher Sprache werden von der Service- und Beratungsstelle für Bürgerbeteiligung nach und nach erarbeitet und bereitgestellt.

 

 

 

 

 

                  

 

 

 

 

 

Leitsatz 5

Ergebnis des Bürgerbeteiligungsverfahrens ist eine gemeinsame Empfehlung der im Beteiligungsprozess vertretenen Mitglieder der Stadtgesellschaft und der teilnehmenden Vertreter von Politik und Verwaltung. Der Stadtverordnetenversammlung obliegt als demokratisch gewähltem Gremium die letztendliche Entscheidung.

 

 

Grundsätze der Anwendung

1

Der Diskussionsprozess und die Anregungen zum jeweiligen Vorhaben werden von der Moderation des Beteiligungsprozesses zu einer Empfehlung zusammengeführt und der Gruppe der Beteiligten abschließend verfügbar gemacht. Diese Empfehlung aus dem Beteiligungsprozess sollte möglichst im Konsens getragen werden. Die Empfehlung kann aber auch abweichende Voten enthalten.

 

2

Die Verwaltung bereitet die Empfehlung für die Beschlussfassung der Stadtverordneten auf.

 

3

Im Beteiligungsprozess wird mit den Menschen gearbeitet, die sich im Prozess einbringen. Dies kann die Entscheidung der gewählten Volksvertreterinnen und Volksvertreter nicht ersetzen. Der Offenbacher Stadtverordnetenversammlung obliegt die letztendliche Entscheidung, wie genau mit der Empfehlung aus dem Beteiligungsprozess umgegangen werden soll. Wenn sie das Votum aus dem Beteiligungsprozess nicht oder nur teilweise übernimmt, begründet sie ihre abweichende Entscheidung.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Leitsatz 6

Die Stadt Offenbach am Main stellt eine Vorhabenliste auf, die Vorhaben mit und ohne Bürgerbeteiligung transparent und aktuell erfasst. Sie wird in einem dialogischen Format auf der Internetseite der Stadt und bei Bedarf in gedruckter Form veröffentlicht.

 

Grundsätze der Anwendung

1

Die Vorhabenliste der Stadt Offenbach am Main enthält alle Vorhaben, bei denen informelle Bürgerbeteiligung nach diesen Leitsätzen geplant ist oder angeregt werden kann. Sie enthält auch die Vorhaben, bei denen begründet keine Bürgerbeteiligung möglich ist. Die Verwaltung hat damit die Möglichkeit, die Vielfalt ihrer Tätigkeit der Stadtgesellschaft transparent vorzustellen.

 

2

Die Vorhabenliste erhält eine einfach zu merkende und klare Internet-URL

 

3

Für jedes Vorhaben legt der jeweilige Fachbereich einen Steckbrief an, der das Vorhaben kurz erläutert, die geplante Beteiligung skizziert und einen Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin vorstellt.

 

4

Die Steckbriefe werden mit der Vorlage zum Grundsatzbeschluss den Stadtverordneten zur Kenntnis gegeben.


5

Die Steckbriefe der Vorhabenliste stellen jeweils den aktuellen Stand vor und werden mindestens halbjährlich beziehungsweise anlassbezogen aktualisiert.

 

6

Abgeschlossene Bürgerbeteiligungsvorhaben werden drei Monate nach Abschluss der Beteiligung archiviert. Dafür wird auf der digitalen Vorhabenliste ein Archiv angelegt, in dem die Vorhaben mindestens 1 Jahr ggf. bis zu ihrer baulichen Realisierung eingesehen werden können.

 

7

Die Vorhabenliste wird gemeinsam mit dem Bericht zur Bürgerbeteiligung einmal jährlich auch gedruckt in einfacher Form veröffentlicht. Sie wird im Rathaus und in wichtigen öffentlichen Einrichtungen mit viel Publikumsverkehr ausgelegt.

 


 

Leitsatz 7

Bürgerinnen und Bürger können Bürgerbeteiligung anregen. Einmal für Vorhaben, bei denen zunächst keine Bürgerbeteiligung vorgesehen ist oder für ganz neue Vorhaben. Die Entscheidung, ob der Antrag angenommen und eine Bürgerbeteiligung durchgeführt wird, trifft die Stadtverordnetenversammlung.

 

Grundsätze der Anwendung

1

Auf der dialogischen Internetseite der Stadt Offenbach am Main wird die Möglichkeit zur Anregung von Bürgerbeteiligung, das sog. Initiativrecht, eingerichtet. Dort wird ein Formular analog dem Vorhaben-Steckbrief hinterlegt, mit dem Bürgerbeteiligung beantragt werden kann.

 

2

Bürgerbeteiligung kann auch schriftlich bei der Servicestelle für Bürgerbeteiligung oder per E-Mail beantragt werden.

 

3

Bürgerbeteiligung beantragen können alle Einwohnerinnen und Einwohner der Stadt Offenbach am Main, die über 6 Jahre alt sind (Wählbarkeit für das Jugendparlament) und in Offenbach ihren Wohnsitz haben.

 

4

Für die Einleitung eines Bürgerbeteiligungsprozesses ist die Unterstützung des Vorhabens durch 142 Einwohnerinnen und Einwohner (die doppelte Zahl der Stadtverordneten) erforderlich.

 

5

Die Servicestelle prüft, ob ein Antrag den oben genannten formalen Anforderungen (Einwohner, Alter, Anzahl Unterstützer) entspricht und stimmt sich mit den Ämtern zur Vorbereitung der Entscheidung der Stadtverordnetenversammlung ab.

 

6

Anschließend leitet sie den Antrag mit einem Vorschlag für ein Beteiligungskonzept über den Magistrat an die Stadtverordnetenversammlung zur Beschlussfassung.

 

 

 

 


 

Leitsatz 8

Für jedes Bürgerbeteiligungsverfahren wird ein Beteiligungskonzept (siehe Leitsatz 2) erarbeitet. Dafür arbeiten die Servicestelle und die am Vorhaben beteiligten Ämter interdisziplinär zusammen. Beteiligungsprozesse werden unparteilich von unabhängigen Personen moderiert.

 

Grundsätze der Anwendung

1

Ziel des Beteiligungsprozesses ist es, Anregungen aufzunehmen und eine Empfehlung für das Vorhaben zu erarbeiten. Der Entwurf des Beteiligungskonzeptes im Rahmen der Projektkonzeption klärt Umfang, Fragestellung, Beteiligte und ggf. besondere Zielgruppen des geplanten Partizipationsprozesses. Er enthält Aussagen darüber,

·         welches die zu beteiligenden Fachbereiche sind und wer die Federführung im Beteiligungsprozess hat,

·         welches Maß/ welche Stufe der Beteiligung möglich ist: Information, Konsultation, Kooperation

·         wer ggf. besonders aktiv in die Beteiligung einzubeziehende Gruppen sind

·         welche Beteiligungsformate vorgesehen sind und

·         wie der grobe Zeitplan aussieht.

·         das Budget für Bürgerbeteiligung

·         der dem Projekt zuzuordnende Personaleinsatz im Fachbereich

 

2

Das Beteiligungskonzept wird gemeinsam von den Fachbereichen mit der Servicestelle erarbeitet. Die Durchführung der Bürgerbeteiligung liegt bei den Fachbereichen, die dabei von der Servicestelle unterstützt werden.

 

3

Zur Sicherung der Qualität der Bürgerbeteiligung werden die Beteiligungsprozesse von einer unabhängigen Moderation durchgeführt. Dabei kann es sich um externe Dienstleister handeln oder um Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Verwaltung die eigens in Moderation ausgebildet sind (Moderatorenpool). Wichtig ist dabei, dass die Moderatoren selbst keine inhaltlichen Interessen im Projekt haben.

 

4

Nach Abschluss des Prozesses wird über die Ergebnisse des Prozesses und über die Entscheidung der Stadtverordnetenversammlung auf der digitalen Vorhabenliste auf der Internetseite der Stadt Offenbach berichtet.


 

Leitsatz 9

Um Wissen und Kompetenz im Feld der Bürgerbeteiligung weiter zu entwickeln, werden entsprechende Fortbildungen in das Angebot der Stadtverwaltung aufgenommen. Für die Stadtgesellschaft und für die Vertreterinnen und Vertreter der politischen Gremien werden ebenfalls Angebote zur Fortbildung in Bürgerbeteiligung gemacht.

 

Grundsätze der Anwendung

1

Die Service und Beratungsstelle Bürgerbeteiligung entwickelt ggf. in Kooperation mit anderen Ämtern, bei denen viel Erfahrung mit Beteiligung vorliegt, Fortbildungsangebote für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung und für die Auszubildenden. Sie führt diese auch selbst durch.

 

2

Für Fortbildungsangebote für die Stadtgesellschaft soll zuerst die Kooperation mit dem Bildungsträger der Stadt, der Offenbacher Volkshochschule gesucht werden.

 

3

Für die Vertreterinnen und Vertreter der Stadtverordnetenversammlung und der Ausschüsse sollen Informationsveranstaltungen zu den Leitsätzen für Bürgerbeteiligung angeboten werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Leitsatz 10

Struktur, Konzept und Umsetzung der Beteiligungsprozesse werden regelmäßig von unabhängiger Seite überprüft.

 

Grundsätze der Anwendung

1

Bürgerbeteiligungsprozesse sollen fortlaufend bewertet werden, um eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Lerneffekte bei allen Beteiligten zu ermöglichen.

 

2

Die Bewertung soll Informationen liefern,

·         wer mit dem Beteiligungsprozess erreicht wurde (z.B. Alter, Geschlecht, Bildungstand, Migrationshintergrund) und wer nicht,

·         ob vorformulierte und eventuell hinzugekommene Ziele des Beteiligungsprozesses erreicht wurden

 

3

Die Service- und Beratungsstelle für Bürgerbeteiligung entwickelt ein geeignetes standardisiertes Verfahren, das zur Beurteilung aller Beteiligungsprozesse angewendet wird. Es umfasst unter anderem

·         Ausgabe von standardisierten Feedback-Bögen im Verlauf und am Ende der Prozesse

·         Online-Rückmeldung, ob es sich aus der Sicht der Beteiligten um einen erfolgreichen Bürgerbeteiligungsprozess gehandelt hat.

 

4

Die Ergebnisse der Bewertungen werden auf der Internetseite Bürgerbeteiligung der Stadt Offenbach veröffentlicht und auch den beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und der Politik zur Verfügung gestellt.

 

5.

In regelmäßigen Abständen wird die Service- und Beratungsstelle für Bürgerbeteiligung Vertreterinnen und Vertreter der Bürgerschaft, der politischen Gremien der Stadt und der Verwaltung zu einem gemeinsamen Workshop oder einem Runden Tisch einladen. Dort sollen die Erfahrungen mit der Bürgerbeteiligung aus den unterschiedlichen Perspektiven diskutiert werden und Anregungen zur Weiterentwicklung der Bürgerbeteiligung und der Leitlinien gesammelt werden.

 

 

 


Begleitdokumente

Als Hintergrundinformation zu den Leitlinien als Beschlussgegenstand dokumentieren die folgenden Anlagen deren Entstehung und erste Elemente eines Methodenkoffers für Beteiligungsformate sowie eine Checkliste, aus dem die Service- und Beratungsstelle nach dem Wunsch der Arbeitsgruppe gemeinsam mit den Ämtern den „Offenbacher Werkzeugkoffer“ weiter entwickeln soll. Die Begleitdokumente liegen zur Kenntnisnahme bei und sind nicht Beschlussgegenstand.

Zur Entstehung der Leitlinien

 

Die Arbeitsgruppe zur Entwicklung der Leitsätze als Steuereinheit

Die Entwicklung der Leitlinien war ein gemeinschaftlicher Dialogprozess. Ein zentraler Ansatz bei der Erstellung der Leitlinien war es, möglichst übergreifend mit den verschiedenen Akteuren und Zielgruppen an den Leitlinien zu arbeiten und diese gemeinsam zu entwickeln. Die eingerichtete „Arbeitsgruppe zur Entwicklung von Leitlinien zur Beteiligung von Bürgerinnen und Bürgern“ (abgekürzt: AG ELLBBB) war für den gesamten Prozess die „zentrale Steuereinheit“ und konzipierte gemeinschaftlich die Erarbeitung der Leitsätze. Der Aufbau der AG war dafür trialogisch - sie setzte sich aus Bürgerinnen und Bürgern Offenbachs, Vertreterinnen und Vertretern der Stadtverwaltung sowie Akteuren der Lokalpolitik zusammen.

 

·         Die Hälfte der AG-Teilnehmenden waren Bürgerinnen und Bürger (12 Personen). Diese wurden durch verschiedene Verfahren ausgewählt. Zum einen gab es eine Zufallsauswahl aus allen Einwohnerinnen und Einwohnern aufgeteilt nach Gruppen wie Geschlecht, Alter, Herkunft und so weiter. Auf die weiteren Plätze konnten sich Interessierte bewerben und wurden per Losverfahren ausgewählt.

·         Ein Viertel des Arbeitskreises wurde mit Vertreterinnen und Vertretern der Verwaltung besetzt. Beteiligt waren verschiedene Ämter und Referate. (Amt für Kultur- und Sportmanagement; Sozialamt; Jugendamt; Kämmerei; Stadtplanung, Verkehrs- und Baumanagement; Referat Frauenbüro)

·          Ein Viertel der Teilnehmer des Arbeitskreises wurde von den Fraktionen der Stadtverordnetenversammlung benannt.

 

Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger im Prozess

Die Bürgerschaft Offenbachs war an wesentlichen Meilensteinen des Prozesses durch öffentliche Beteiligungsaktionen mit eingebunden. So fanden Informationen und Aktionen auf dem Wochenmarkt, dem Mainuferfest oder dem Weihnachtsmarkt statt. Begleitend wurde der Dialog mit den Bürgerinnen und Bürgern auch online auf mitreden.offenbach.de geführt. Die Inhalte der öffentlichen Beteiligung wurden mit der Arbeitsgruppe reflektiert und in die Leitlinienentwicklung eingearbeitet.

 

Zielgruppenbeteiligung zu den Leitlinien

Die Einbindung von speziellen Zielgruppen in die Erarbeitung der Leitlinien zur Beteiligung von Bürgerinnen und Bürgern der Stadt Offenbach war ein zentrales Anliegen. Für die Arbeitsgruppe AGELLBBB war es wichtig, auch Stimmen von Gruppen der Stadt einzusammeln, die sich normalerweise weniger stark artikulieren und ihre Meinung einbringen. Auch, um für zukünftige Partizipationsprozesse nachhaltig Informationen zur Ansprache, Kommunikation, Methodik oder auch Organisation zu bekommen und Zielgruppen dadurch wesentlich besser in die Prozesse einbinden zu können.

Ende des Jahres 2019 und Anfang 2020 wurden drei Zielgruppenveranstaltungen- bzw. Dialoge mit Neubürgerinnen und Neubürgern, dem Ausländerbeirat und dem Kinder- und Jugendparlament durchgeführt. Alle Ergebnisse wurden in die Erarbeitung der Leitlinien eingebracht.

 

Verwaltungsdialog mit den Fachämtern der Stadt Offenbach am Main

Wie denkt die Verwaltung über die Anwendung und Durchführung von Beteiligungsverfahren? Welche Erfahrungen wurden bereits gemacht? Was können die Fachämter zur Entwicklung von Leitlinien beitragen? Auch die Sichtweisen und Erfahrungen der Stadtverwaltung Offenbach am Main sind im Prozess zur Gestaltung der Leitsätze ein essentieller Baustein. Zur bestmöglichen Integration aller Kommentare der Fachämter wurde im September 2019 ein interner Verwaltungsdialog durchgeführt. Eingeladen waren die Leiterinnen und Leiter aller Ämter gemeinsam mit je zwei Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern. Ziel des Dialogs war es, die Sichtweisen der Verwaltung in den Erstellungsprozess der Leitsätze zur Beteiligung einfließen zu lassen und diese damit insbesondere auch in Bezug auf die Anwendung und Umsetzung innerhalb der Verwaltung weiter zu verbessern. An der Veranstaltung nahmen 23 Personen aus der Verwaltung teil.

 

 

 

 

 


Methodenkoffer der Beteiligung

Für die zukünftige Arbeit mit den Leitlinien wurde unter anderem ein Methodenkoffer entwickelt. Er soll die Arbeit der Service- und Beratungsstelle Bürgerbeteiligung und der Fachbereiche bei der Arbeit an Beteiligungskonzepten und -Formaten unterstützen. In der aktuellen Fassung ist er für Konferenzen/Workshops ausgelegt – kreativen Veranstaltungsformate in temporären oder öffentlichen Räumen bietet er noch keine Grundlage. Die Service- und Beratungsstelle soll den „Koffer“ weiterentwickeln.

 

Grundlagen

Der Einsatz von Methoden in Beteiligungsprozessen ist sehr unterschiedlich und nicht zu verallgemeinern. Die eingesetzten Formate sind vorab bestmöglich auszuwählen, zu konzipieren und vorzubereiten - um einen maximalen Erfolg für den Prozess erreichen zu können.  Zu berücksichtigen sind dabei unter anderem der Gegenstand der Beteiligung, der Grad der Konflikthaftigkeit, die Komplexität, die Zielsetzung und auch die erwartete Anzahl der Teilnehmenden.

Richtig gewählte Methoden machen die gesetzten Ziele der Bürgerbeteiligung erreichbar.

Eine Methode funktioniert dabei als Grundlage für ein Ablaufkonzept einer Beteiligungsveranstaltung oder eines Beteiligungsverfahrens. Die Methode ist der roten Faden und lässt Raum für individuelle und kreative Gestaltungen. Bewährte Methoden und neue Ideen bringen Innovation, Lebendigkeit und Authentizität in die Prozesse. Das Methodenangebot ist immens groß – die Aufgabe, eine passende Methode zu finden erfordert Grundwissen, dass bei der Servicestelle aufgebaut wird.

 

Kernfragen sind:

·         Welche Ausgangsposition herrscht vor? Was sind die Grundlagen?

·         Was ist das angestrebte Ziel der Beteiligung? (bspw. Meinungen einholen, gemeinsam abwägen, gemeinsam Entscheidungen treffen, o.ä.)

·         Was sind die Zielgruppen der Beteiligung? (bspw. Gesamtbevölkerung der Stadt, Teilräume oder Quartiere, spezielle Zielgruppen wie Jugendliche, Familien, Senioren, Migranten etc.)

·         Gibt es innerhalb der Zielgruppen Menschen, die schwer oder schwerer erreichbar sind? Sind hier spezielle Formate zu wählen? Wie kann es gelingen, auch sie einzubeziehen?

·         Welche Gestaltungsspielräume oder auch Restriktionen bestehen für die Beteiligung?

·         Sind für die Beteiligung Konflikte zu erwarten?

·         Wie ist das Timing für den Prozess angelegt? (wann und wie lange soll er dauern?) Wo bzw. in welchen Räumlichkeiten soll dieser stattfinden? (indoor / outdoor)

·         Wie ist die Rahmenkommunikation zur Beteiligung konzipiert? Wie und wo werden die Akteure informiert? (sowohl vorab als auch im Nachgang)

·         Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? (zeitlich, personell, finanziell)

 

Diese Aufzählung ist nicht abschließend. Zur Auswahl der passenden Methode ist eine Vielzahl von Parametern abzuwägen.                                                              (Quelle/Ansatz via partizipation.at)

 

 

Informationsseiten im Internet

Die Stiftung Mitarbeit hat sich die Förderung der Demokratie zum Ziel gesetzt. Das von ihr initiierte Netzwerk Bürgerbeteiligung bringt Wissen und Erfahrungen im Themenfeld Bürgerbeteiligung zusammen. Es bietet mit der Internetseite www.netzwerk-buergerbeteiligung.de eine Quelle an Informationen. Publikationen und Praxisbeispiele regen an, Ideen für die eigenen Projekte zu finden. Auch vergleichbare Projekte können hier gefunden und genutzt werden.

Einen fundierten Überblick zu Methoden liefert die Internetseite www.partizipation.at. Mit dem Titel „Partizipation und nachhaltige Entwicklung“ in Europa bietet sie einen reichen Fundus an Wissen, Beispielen und vor allem auch Methoden. Zusammengestellt werden die Inhalte durch die österreichische Gesellschaft für Umwelt und Technik, Themenbereich Partizipation, unterstützt durch das österreichische Bundesministerium.

Weitere informative Internetseiten:

www.buergergesellschaft.de

www.bertelsmann-stiftung.de

www.bpb.de (Bundeszentrale für politische Bildung)

www.beteiligungsportal.baden-wuerttemberg.de

 

Wissensort Servicestelle

Die Service- und Beratungsstelle für Bürgerbeteiligung baut einen Fundus an ausgewählter Literatur und Methoden auf. Sie bildet sich selbst fort und steuert Erfahrungswissen aus der Stadt Offenbach bei, so dass sich in Offenbach Stück für Stück ein eigenes Beteiligungswissen und Verständnis sowie Best Practice entwickelt.

 

 


Leitfaden für ein Beteiligungskonzept

Der nachfolgende Leitfaden listet die wesentlichen Fragen auf, deren Antworten in ein Beteiligungskonzept einfließen. Die Service- und Beratungsstelle entwickelt daraus eine Vorlage für die Organisationseinheiten und die Stadtverordnetenversammlung.

InhaltE

·         Was ist das Anliegen bzw. die Fragestellung?

·         Zu welchem Vorhaben soll beteiligt werden?

Ziele

·         Was ist das Ziel, welches sind die Teilziele der Beteiligung?

·         Was kann durch die Beteiligung erreicht werden?

·         Welche Erwartungen sollen erfüllt werden?

Prozess

·         Wie ist der zeitliche Rahmen?

·         Gibt es Vorgaben/Wünsche zur Prozessgestaltung?

·         In welcher Phase und in welcher Intensität wird beteiligt?

·         Welche Methoden sind geeignet, um die Ziele zu erreichen?

·         Welche Ressourcen stehen für das Projekt/ die Beteiligung zur Verfügung?

Methoden

·         Welche Beteiligungsstufen sind wann möglich?

·         Welche Methoden sind geeignet, um Ziele zu erreichen?

zielgruppe(N)

·         Wen betrifft das Vorhaben?

·         Wie kann der betroffene Kreis erreicht werden?

·         Welche speziellen Zielgruppen sind einzubeziehen?

·         Wie wird der Zugang gewährleistet?

·         Wie werden die Beteiligten ausgewählt?

·         Gibt es Multiplikatoren/Gegner?


Informations- und Öffentlichkeitsarbeit

·         Welche Ziele verfolgt die Informations- und Öffentlichkeitsarbeit?

·         Welche Kommunikation findet statt: Ebenen, Formen, Kanäle

·         Welche Medien werden genutzt?

·         Auf welchen Wegen werden Dialog und Kommunikation ermöglicht – digital und analog?

·         Wie kann ein gleicher Informationsstand aller Beteiligter sichergestellt werden?

Umgang mit Ergebnissen

·         Wie wird über Ergebnisse informiert?

·         Was passiert mit den Ergebnissen konkret?

·         Wie werden diese weiter bearbeitet / verarbeitet / ausgewählt / umgesetzt?

·         Wie geht man mit dem Thema Repräsentativität um? Und was ist zu tun, wenn diese nicht gewährleistet werden konnte?

Evaluation

·         Wie kann der Grad der Mitgestaltung sichtbar gemacht werden?

·         Wie kann man in Erfahrung bringen, ob die Beteiligten mit der Vorgehensweise zufrieden waren?

·         In welchem Verhältnis stehen Mehrwert und eingesetzte Ressourcen zueinander?

·         War der Prozess transparent?

·         Was kann der Prozess lernen?

 


Checkliste für eine Veranstaltung zur Bürgerbeteiligung

Was ist geplant?

Projektname

Veranstaltungstitel

Art der Veranstaltung

(Format/ analog und/oder digital)

Redner/-innen (Key-Note o.a.)

Datum, Uhrzeit, Dauer

Adresse (Räumlichkeit)

Wieviel Budget ist vorhanden?

Kostenaufstellung

Ansprechpartner/-innen Aktive

Federführung innerhalb

der Stadtverwaltung

 

Teilnehmende (Zielgruppen)

Ansprechpartner/-innen

 

 

Beauftragte Agentur/Moderation

(Name, Kontaktdaten)

Ansprechpartner/in Moderation

(Name, Kontaktdaten)

Externe Redner/-innen bzw. Diskussionsteilnehmende

(Namen/ Kontaktdaten)

Beauftragtes Catering

(Name, Kontaktdaten)

Ansprechpartner vor Ort

·         Hausmeister

·         Technik

Ansprechpartner/-innen Medien

Pressestelle / Homepage
Intranet

Medien-Kontakte (extern)

Medienpartnerschaft

Wer ist zu beauftragen?
(Angebote einholen, Vergabe auslösen)

Prozessbegleitende Agentur

Moderation

 

 

Vortragende / Berater

Fotograf/-in, Videojournalist/-in

Rahmenprogramm

(z.B. graphic recording, Musik, Kabarett)

Wer kümmert sich um die Organisation vor Ort?

Koordination von Anlieferungen, Abholungen etc. (Catering, Materialien ...)

Welcher Raum passt zum Format?

·         Raumverfügbarkeiten prüfen

·         Besichtigung vorab (Fotos machen, Raumplan erfragen)

·         Reservierung/ Raumbuchung veranlassen

·         Klärung Zeiten, Schlüssel ...

Ausstattung

·         Was ist vor Ort?

·         Was muss organisiert werden?

Versorgung

·         mit Getränken

·         mit Imbiss/Häppchen

Raumausstattung / Moderationsmaterial

·         Internet/ W-LAN - Verfügbarkeit

·         Raumgestaltung: Wie ist der Raumzuschnitt: Empfang/ Anmeldebereich, Garderobe, Cateringbereich/Küche barrierefreier Zugang?

·         Aufsteller vorhanden? Hinweisschilder?

·         Können Wände, Böden genutzt/beklebt werden?

·         Möbel: Bühne, Rednerpult, Bestuhlung, Tische (Größe, Anzahl, mögliche Formationen)

·         Moderationsmaterial: Stellwände/ Flipchart/Pinnwände ...

·         Technik: Beamer, Leinwand, Audio etc.

Welche Materialien werden von der beauftragten Agentur/Moderation mitgebracht?

RAUMSKIZZE
(optional einfügen)

VERANSTALTUNGSMANAGEMENT

Frühzeitige Terminbekanntgabe

„save the date“ per Mail

·         Amt 13 (Öffentlichkeitsarbeit) / Servicestelle)

·         OB, Fachämter

·         externe Beauftragte

·         an alle Aktiven

Wie ist die laufende Abstimmung mit allen Beteiligten sichergestellt?

Wie sieht der Ablaufplan konkret aus?

Zeitplanung mit Moderation abstimmen?

Redenvorbereitung, z.B. OB einplanen

Gibt es eine Generalprobe / Testlauf?

Welche Aufgaben liegen in welcher Verantwortlichkeit? Frühzeitige Klärung und Abstimmung Zeitplanung

Pressemappe organisieren/abstimmen

(Rede OB, Präsentationen, Fotos / Materialien etc.)

Redebeiträge/ Präsentationen

·         Wer verfasst die Redebeiträge?

·         Wer braucht die Master-Folie/ Gestaltungshinweise zur Rahmenpräsentation?

·         Wer koordiniert die Erstellung der Gesamtpräsentation? (Termine zur Einreichung von Beiträgen Externer)

 

Eigene Präsentationsfolien erstellen und abstimmen/einfügen

Präsentationsvorlage und Logo
an Verantwortliche senden

Fertige Präsentation und Ablaufplanung an alle Beteiligten schicken

Evaluationsbögen erstellen und in entsprechender Anzahl vorbereiten

 

INFORMATIONS- UND ÖFFENTLICHKEITSARBEIT

 

Wie wird eingeladen und die Veranstaltung beworben?

Pressemitteilung und -einladung erstellen, Versand über Amt 13

Abstimmung der Zeitläufe (Ansprachekonzept besprechen)

Veranstaltungshinweis vorbereiten und an Amt 13 geben für

·         www.offenbach.de

·         Presse-Newsletter

·         Facebook, Twitter,

·         Instagram

Ggfls. Anzeigen in Journalen / Zeitung / Online schalten

Mit welchen Print-Medien wird wo geworben?

·         Poster, Postkarten...

·         Verteilung organisieren

Wer wird persönlich eingeladen?

Wer wird direkt angesprochen (Multiplikatoren/ Schlüsselpersonen)? – ggf. Materialien zur Verfügung stellen

4 Wochen vorher Einladungen verschicken

ggf. Anmeldemanagement organisieren

1-2 Wochen vorher Erinnerung schicken

 

MITNEHMEN

Alles für den Empfang: Teilnehmenden-Listen, Visitenkarten, Namensschilder,

Wegweiser, Programmzettel, Hinweisschilder

Technik?

Beamer, Laptop, Presenter, Präsentation auf Laptop (oder USB-Stick – am Gerät vorher testen)

Verlängerungskabel, Mehrfachsteckdose, Kabeltrommel

Material?

·         Informationsmaterial, Prospekte/ Broschüren, Give-aways

·         Roll-Ups, Poster, Hinweisschilder

·         Evaluationsbögen und Einwurfbox

·         Moderationsmaterial?

·         Stifte

 

NACHBEREITUNG

Follow-Up/ Nachberichterstattung

·         Kurztext/Fotos der Veranstaltung bei Facebook/Twitter hochladen

·         Kurzen Nachbericht auf die Internetseite laden

·         ggf. Teilnehmenden Zugang zu Präsentationen o.a. ermöglichen

·         Pressemitteilung nach der Veranstaltung

Wie werden die Ergebnisse dokumentiert und wie finden diese Eingang in den weiteren Prozess?

·         Dokumentation/ Auswertung der Ergebnisse erstellen

·         Einbettung in das Beteiligungskonzept/ Verfahren sicherstellen – Information hierzu in die Dokumentation einbinden

 

 

 

 


Schaffung der Service- und Beratungsstelle

Die Service- und Beratungsstelle für Bürgerbeteiligung wird mit dem Leitsatz 3 eingeführt. Sie umfasst nach den Leitlinien die folgenden Aufgaben:

·         Geschäftsstelle und Service für Bürgerbeteiligung nach innen (Ämter/Gesellschaften/Dezernate) und nach außen (Bürger / interkommunaler Austausch)

·         Zielgruppen-Spezifische Kommunikation / Barrierefreiheit / Integration

·         Unterstützung der Fachämter bei Beteiligungsverfahren und deren Informations-Vermittlung sowie bei der Veranstaltungsorganisation auch mit Hilfe von Dienstleistern

·         Beratung der Einwohnerschaft zur Initiierung von Beteiligungsverfahren

·         Auskunftsstelle zu Ergebnissen von Beteiligungsverfahren bzw. deren aktuellen Verfahrensständen

·         Erarbeitung, Aufbau und Hinwirken auf die Fortschreibung der Vorhabenliste auf Basis der Zuarbeiten der Fachämter inkl. Nachverfolgung und Unterstützung

·         Informationsvermittlung bzw. Öffentlichkeitsarbeit zu Bürgerbeteiligung in Offenbach, insbesondere zur Vorhabenliste und dem Leitlinienprozess

·         Organisation von Qualifizierungsmaßnahmen und Fortbildungen im Bereich Bürgerbeteiligung für Fachämter und Multiplikatoren einschließlich der Schulungen zur Vermittlung der Leitlinien zur Bürgerbeteiligung

·         Organisation der Evaluation der Leitlinien und deren Umsetzung im laufenden Betrieb sowie deren Weiterentwicklung auf Basis der Erkenntnisse der Evaluation

Abhängig von der Bewertung der Stelle und der Qualifikation der Bewerber entstehen bei der Stadt Offenbach Personalkosten zwischen 70.900 Euro und 75.500 Euro.

betrieb einer technischen Plattform

Beim Amt für Öffentlichkeitsarbeit ist bereits über einen Dienstleister eine Plattform für Bürgerbeteiligung eingerichtet worden. Darüber wird der Mängelmelder (gemeinsam mit Ordnungsamt) betrieben und die Diskussionsseiten, auf denen auch die Leitlinien sowie ein Beteiligungsprojekt im Nordend diskutiert werden konnten. Für den Ausbau der Plattform um eine Vorhabenliste und gegebenenfalls weitere Elemente sind zusätzliche Mittel bereit zu stellen.