Die Stadtverordnetenversammlung der Stadt

Offenbach am Main

2011 - 2016

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2011-16/DS-I(A)0813                                                         Ausgegeben am 26.11.2015

                                                                                               Eing. Dat. 26.11.2015

 

 

 

 

 

Leistungsvertrag zwischen dem Eigenbetrieb Stadt Offenbach am Main (ESO), Kommunale Dienstleistungen und der ESO Offenbacher Dienstleistungsgesellschaft mbH vom 01.01.2004 sowie

Leistungsvertrag zwischen dem Eigenbetrieb Stadt Offenbach am Main (ESO), Kommunale Dienstleistungen und der GBM Gebäudemanagement GmbH Offenbach vom 01.01.2006

hier: Grundsatzbeschluss Finanz- und Leistungsbeziehungen, Kostenkalkulationen sowie Nachtrags- und Klarstellungsvereinbarungen

Antrag Magistratsvorlage Nr. 2015-391 (Dez. III, Ämter 10 und 20, ESO-EB, SOH) vom 25.11.2015

 

 

Der Magistrat beantragt, dass die Stadtverordnetenversammlung wie folgt beschließt:

 

1.

Der Projektbericht „Neuauflage RDLV zwischen dem Magistrat der Stadt Offenbach und der Stadtwerke Offenbach Holding GmbH; Arbeitsgruppe 1“ zur Umsetzung des Magistratsbeschlusses Nr. 240/14 i. V. m. Magistratsbeschluss Nr. 305/14 sowie die dazu vorliegenden Schreiben der WIKOM Wirtschaftsprüfungsgesellschaft AG zu diesem Projektbericht (Anlage A) werden zur Kenntnis genommen.*

 

2.

Die Berichte

 

-       Stadtwerke Offenbach Holding GmbH, Offenbach, Betriebswirtschaftliche Prüfung der Selbstkostenerstattungspreisnachkalkulation für die „Städtischen Leistungen“ der ESO Stadtservice GmbH gegenüber dem ESO Eigenbetrieb der Stadt Offenbach für das Wirtschaftsjahr 2014“ (Anlage B1) sowie

 

-       Stadtwerke Offenbach Holding GmbH, Offenbach, Betriebswirtschaftliche Prüfung der Selbstkostennachkalkulation für die Dienstleistungen der GBM Gebäudemanagement GmbH Offenbach gegenüber dem ESO Eigenbetrieb der Stadt Offenbach für das Wirtschaftsjahr 2014“ (Anlage B2)

 

der Firma PricewaterhouseCoopers (PwC) zur LSP-Kalkulation (Leitsätze für die Preisermittlung auf Grund von Selbstkosten) werden zur Kenntnis genommen.*

 

3.

Der in der Anlage C1 beigefügten Nachtrags- und Klarstellungsvereinbarung die aus dem Haushalt der Stadt Offenbach finanzierten Leistungen betreffend (Teil A) zwischen dem Eigenbetrieb Stadt Offenbach am Main (ESO Eigenbetrieb) und der ESO Stadtservice-GmbH als Rechtsnachfolgerin der ESO Offenbacher Dienstleistungsgesellschaft mbH auf Basis des unter 2. genannten Kalkulationsmodells wird zugestimmt.

 

Die zugehörige Anlage D wird zur Kenntnis genommen.*

 

4.

Der in der Anlage C2 beigefügten Nachtrags- und Klarstellungsvereinbarung zwischen dem Eigenbetrieb Stadt Offenbach am Main (ESO Eigenbetrieb) und der GBM Service GmbH Offenbach als Rechtsnachfolgerin der GBM Gebäudemanagement GmbH Offenbach auf Basis des unter 2. genannten Kalkulationsmodells wird zugestimmt.

Die zugehörige Anlage E wird zur Kenntnis genommen.*

 

5.

Das Budget für die Leistungen aus Anlage C1 beläuft sich in 2016 auf 11,7 Mio. €. Das Budget für die Leistungen aus Anlage C2 beläuft sich in 2016 auf 15,1 Mio. €.

 

Die Veränderungen der bestehenden Haushaltsansätze erfolgen über die Änderungsliste zum Haushaltsplan 2016.

 

*Nachrichtlich: Es erfolgt keine Abstimmung über die Kenntnisnahmen.

 

 

Begründung:

 

Nach über zehn Jahren Laufzeit der bestehenden Rahmendienstleistungsverträge (RDLV) hat der Magistrat im Herbst 2014 ein umfangreiches Projekt zur Evaluierung dieser Verträge aufgesetzt (vgl. Magistratsvorlage Nr. 305/14 vom 05.11.2014). Diese Evaluierung hat unter Einbindung der betroffenen städtischen Ämter, dem ESO Eigenbetrieb und der beteiligten städtischen GmbH ESO Stadtservice und GBM sattgefunden. Im Ergebnis wird vorgeschlagen, die vorliegenden Nachtrags- und Klarstellungsvereinbarungen zu den bestehenden RDLV abzuschließen.

 

Im Einzelnen umfasste die Evaluierung folgende Themen:

 

-       Analyse der Ist-Situation und Prüfung von möglichen Alternativen zum bestehenden Beauftragungsmodell unter Beachtung der steuer- und gesellschaftsrechtlichen Rahmenbedingungen.

-       Künftige Entgeltkalkulation der RDLV zwischen ESO Eigenbetrieb und den 100% städtischen GmbH (vgl. Magistratsbeschluss Nr. 240/14 vom 06.08.2014).

-       Überprüfung der Schnittstellen, Mengengerüste und Leistungen der RDLV „Grün“ und „Gebäude“ mit dem Ziel, hierzu Nachtrags- und Klarstellungsvereinbarungen herbeizuführen.

 

Diese Nachtrags- und Klarstellungsvereinbarungen bieten bei einer fünfjährigen Laufzeit mit einer Verlängerungsoption von drei Jahren die Gewährleistung höchster Budgetsicherheit bei bestmöglicher Qualität und somit Planungssicherheit für die hier vereinbarten Teile der städtischen Aufgabenerbringung.

 

Anwendung finden bei der Abrechnung die preisrechtlichen Vorgaben des öffentlichen Preisrechtes nach den „Leitsätzen für die Preisermittlung aufgrund von Selbstkosten“ (LSP). Diese verpflichten den Auftragnehmer zu einer wirtschaftlichen Betriebsführung und zur Angemessenheit der abrechnungsrelevanten Kosten. Zielsetzung der Grundsätze ist es, sowohl marktwirtschaftliche Grundsätze auf dem Gebiet des öffentlichen Auftragswesens umzusetzen, als auch den Schutz öffentlicher und privater Auftraggeber vor möglichem Marktmissbrauch zu gewährleisten.

 

Im Rahmen des seit Februar 2015 gemeinsam durchgeführten Projektes – unter Leitung von Stadtrat Dr. Schwenke – wurde eine umfassende Evaluierung der Vertrags- und Leistungssituation vorgenommen. Als Ergebnis werden in den vorliegenden Nachtrags- und Klarstellungsvereinbarungen veränderte Rahmenbedingungen (Flächendaten, Mengendaten, Leistungsdaten, neue rechtliche Anforderungen etc.) aufgenommen sowie die Erfahrungen und Veränderungsvorschläge der beteiligten städtischen Mitarbeiter in den Fachämtern und der ESO Stadtservice GmbH sowie der GBM Service GmbH für eine Verbesserung der Leistungserbringung und Zusammenarbeit festgeschrieben.

 

Die Laufzeit beider RDLV soll in Zukunft fünf Jahre mit einer Verlängerungsoption um weitere drei Jahre betragen. Rechtzeitig von Ende der Vertragslaufzeit von fünf Jahren wird diese von den Beteiligten gemeinsam evaluiert, damit vor der Verlängerung ggf. notwendige Anpassungen vorgenommen werden können.

 

Zu 1:

Auf Basis des testierten Jahresabschlusses 2014 wurde zunächst durch die Kämmerei und das Controlling der SOH ein internes Gutachten erstellt, um den tatsächlichen Steuermehraufwand und die wirtschaftlichen Auswirkungen einer möglichen Übertragung der Aufgaben und der städtischen Mitarbeiter in ein Amt/ einen Eigenbetrieb festzuhalten. Das Gutachten wurde in der Folge von der WIKOM AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft überprüft.

 

Als Ergebnis wurde aus wirtschaftlicher Sicht empfohlen, diese Aufgaben der Daseinsvorsorge auch weiterhin in Form von städtischen Gesellschaften in der bestehenden Holdingstruktur zu erbringen.

 

Zu 2:

Als zukünftige Kalkulationsmethode für die Beauftragung der stadteigenen GmbHs wurde die LSP Kalkulation (Leitsätze für die Preisermittlung auf Grund von Selbstkosten) eingesetzt und von der PricewaterhouseCoopers Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft. Dabei wurde das grundsätzliche Vorgehen zuvor zwischen der Kämmerei, dem Controlling der SOH und dem Revisionsamt der Stadt Offenbach abgestimmt.

 

Die Stadt Offenbach ist bei der bestehenden Ausgangssituation, d.h. der Leistungserbringung durch städtische Eigengesellschaften, rechtlich verpflichtet LSP als Kalkulationsmethode für alle Leistungen anzuwenden. Auf Basis des Jahresabschlusses 2014 wurde durch PwC gutachterlich bestätigt und testiert, dass die Leistungserbringung und Preisermittlung der ESO Stadtservice GmbH sowie der GBM Gebäudemanagement GmbH transparent, nachvollziehbar, rechtssicher und zu marktüblichen Rahmenbedingungen erfolgt.

 

Die LSP-Kalkulation auf Basis des Jahresabschlusses 2014 wurde für die Planungsrechnungen 2016 ff. und damit für die Auswirkungen auf den städtischen Haushalt fortgeschrieben und wird zukünftig die transparente Basis für die Haushaltsanmeldungen sein.

 

Zu 3 und 4:

Die aus Vertretern von Fachämtern und Mitarbeitern aus den GmbH besetzten Arbeitsgruppen haben sich gemäß Magistratsbeschluss mit den beiden Arbeitsschwerpunkten Schnittstellenoptimierung und Suche nach Einsparmöglichkeiten / Leistungsreduzierungen beschäftigt. In den sehr intensiven Fachgesprächen wurden die bestehenden Schnittstellen auf Arbeitsebene erfasst und zum überwiegenden Teil als „gut funktionierend und ohne Änderungsbedarf“ festgehalten. Notwendige Veränderungen wurden bei Einvernehmen in die Leistungskataloge aufgenommen. Bei einigen sehr grundsätzlichen und umfangreichen Schnittstellenthemen und Optimierungsvorschlägen, wie z.B. Reinigung in Kitas, Straßenkataster, Konzeption von nutzerspezifischen Abend- und Wochenenddiensten auf Sportanlagen oder dem Umgang mit Wasserflächen werden die zuständigen Fachdezernenten in 2016 Folgeprojekte durchführen.

 

Bei der gemeinsamen Untersuchung von Kostenreduzierungsmöglichkeiten wurde im Rahmen der Evaluierung der Ist-Situation sowie durch Vergleichskennziffern sehr schnell deutlich, dass durch die allgemeine Budgetdeckelung über die Laufzeit der bestehenden Verträge (+10 Jahre) weitere Einsparungen nur schwer umsetzbar sind.

 

Die Arbeitsgruppen haben auftragsgemäß die Leistungsbestandteile der Vereinbarung überprüft und alle Veränderungsnotwendigkeiten, die sich über die Vertragsdauer ergeben haben, in den neuen Leistungsvereinbarungen umgesetzt (vgl. Anlagen C und D). Dabei kommt es sowohl zu Leistungsreduzierungen als auch zu Leistungsmehrungen in den einzelnen Tätigkeitsfeldern. Gleichzeitig wurde zur Kostenoptimierung zum Teil der Leistungsumfang ganzer Bereiche neu strukturiert, so dass ein direkter Vergleich von bisher zu neu nicht immer möglich ist.

 

In den Facharbeitsgruppen besteht allerdings Einigkeit, dass es zu Budgeterhöhungen, insbesondere auf Grund von Veränderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen in Verbindung mit der Verkehrssicherungspflicht, kommen muss (z. B. Trinkwasserverordnung oder Spielplatzkontrolle). Die Anlagen D und E umfassen als Ergebnis der Arbeitsgruppensitzungen den vollständigen Leistungsumfang ab dem Jahr 2016.Diese Anlagen befinden sich im laufenden Prozess der Anpassung und Überarbeitung, was auch die kommenden Jahre kennzeichnen wird. Sie bilden somit immer nur den Moment ab und werden im Gang der laufenden Verwaltung angepasst.

 

Zu 5:

In Abstimmung zwischen der Kämmerei und dem ESO Eigenbetrieb wurden die sich aus den überarbeiteten Leistungsverzeichnissen i. V. m. der LSP-Kalkulation ergebenden Budgets erarbeitet. Diese werden über die Änderungsliste in den Haushaltsentwurf 2016 übernommen und sind Gegenstand der dortigen Beschlussfassung und der dann folgenden Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde.

 

 

Die Aufsichtsräte der GBM Service GmbH und der ESO Stadtservice GmbH sowie die Betriebskommission des ESO Eigenbetrieb Stadt Offenbach am Main haben in ihren jüngsten Sitzungen die oben beschriebenen Ergebnisse zur Kenntnis genommen und diesem Vorgehen zugestimmt.

 

Die Betriebsräte der SOH sowie der Gesamtpersonalrat der Stadtverwaltung Offenbach wurden in regelmäßigen Terminen über den Fortgang des Projekts und seine Ergebnisse informiert.

 

Die Anlagen A, B, D und E liegen aufgrund ihres Umfangs im Büro der ehrenamtlichen Magistratsmitglieder und danach im Büro der Stadtverordnetenversammlung in zweifacher Ausführung zur Einsichtnahme aus.

 

Die Anlagen / Auslagen zu dieser Magistratsvorlage enthalten datenschutzrechtlich geschützte Daten. Es wird empfohlen, diese Anlagen / Auslagen nicht im Ratsinformationssystem zu veröffentlichen und nicht an die Presse weiterzugeben. Soll über die datenschutzrechtlich geschützten Daten in der Stadtverordnetenversammlung eine Aussprache stattfinden, so wird empfohlen, dies nur in nicht-öffentlicher Sitzung zu tun.

Anlagen:

 

A (Auslage):

Projektbericht „Neuauflage RDLV zwischen dem Magistrat der Stadt Offenbach und der Stadtwerke Offenbach Holding GmbH; Arbeitsgruppe 1“ zur Umsetzung des Magistratsbeschlusses Nr. 240/14 i. V. m. Magistratsbeschluss Nr. 305/14 sowie die dazu vorliegenden Schreiben der WIKOM Wirtschaftsprüfungsgesellschaft AG

 

B1 (Auslage):

Bericht „Stadtwerke Offenbach Holding GmbH, Offenbach, Betriebswirtschaftliche Prüfung der Selbstkostenerstattungspreisnachkalkulation für die „Städtischen Leistungen“ der ESO Stadtservice GmbH gegenüber dem ESO Eigenbetrieb der Stadt Offenbach für das Wirtschaftsjahr 2014“ sowie

 

B2 (Auslage):

Bericht „Stadtwerke Offenbach Holding GmbH, Offenbach, Betriebswirtschaftliche Prüfung der Selbstkostennachkalkulation für die Dienstleistungen der GBM Gebäudemanagement GmbH Offenbach gegenüber dem ESO Eigenbetrieb der Stadt Offenbach für das Wirtschaftsjahr 2014“

 

C1 (Anlage):

Nachtrags- und Klarstellungsvereinbarung zur Rahmendienstleistungsvereinbarung vom 01.01.2004 die aus dem Haushalt der Stadt Offenbach finanzierten Leistungen betreffend (Teil A) zwischen Eigenbetrieb Stadt Offenbach am Main und der ESO Stadtservice – GmbH

C2 (Anlage):

Nachtrags- und Klarstellungsvereinbarung zur Rahmendienstleistungsvereinbarung vom 01.01.2006 zwischen Eigenbetrieb Stadt Offenbach am Main und der GBM Service GmbH Offenbach

D (Auslage):

Anlagen zur Nachtrags- und Klarstellungsvereinbarung zur Rahmendienstleistungsvereinbarung (hier: ESO)

Anlage 1: Grünwesen

Anlage 2: Entwässerung

Anlage 3: Straßenunterhaltung

Anlage 4: Straßenreinigung und Winterdienst

Anlage 5: Kalkulationsgrundlage/ Preisgleitklausel

 

E (Auslage):

Anlagen zur Nachtrags- und Klarstellungsvereinbarung zur Rahmendienstleistungsvereinbarung (hier: GBM Service)

Anlage 1: Managementleistungen

Anlage 2: Gebäudereinigung

Anlage 3: Hausmeisterservice

Anlage 4: Platzwartservice

Anlage 5: Spielplatzkontrolle

Anlage 6: Bauunterhaltung

Anlage 7: Kalkulationsgrundlage / Preisgleitklausel

Anlage 8: Objektübersicht

 

Verteiler Auslagen:

8x Fraktionen

1x Stv.-Büro

 

Verteiler Anlage:

13 x HFB

  2 x Minderheitenvertreter (HFB)

  8 x Fraktionen

  4 x Stv.-Büro