Die Stadtverordnetenversammlung der Stadt

Offenbach am Main

2016 - 2021

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2016-21/DS-I(A)0119                                                         Ausgegeben am 24.11.2016

                                                                                               Eing. Dat. 24.11.2016

 

 

 

 

 

Liegenschaft Berliner Straße 60, Stadthaus

hier: 4. Nachtrag zum Mietvertrag vom 19.05.2004

Antrag Magistratsvorlage Nr. 2016-375 (Dez. I, Amt 10) vom 23.11.2016

 

 

Der Magistrat beantragt, dass die Stadtverordnetenversammlung wie folgt beschließt:

 

1.   Der Mietvertrag vom 19.05.2004 über 11.679 m² Bürofläche und 921 m² Lager- und Archivfläche, der für 20 Jahre (bis zum 31.08.2025) abgeschlossen worden ist, wird um insgesamt 11 Jahre verlängert (bis zum 31.12.2036).

2.   Auf die in dem Mietvertrag verankerten Sonderkündigungsrechte, die ein einmaliges Kündigungsrecht von 4 Etagen und danach jeweils ein Kündigungsrecht für jährlich eine weitere Etage umfassen, wird verzichtet. Der Stadtverordnetenbeschluss 2011-16/DS-I(A)0434 vom 12.09.2013 bezüglich  der Kündigung von Teilflächen im Stadthaus wird aufgehoben.  

3.   Für die unter 1. und 2. aufgeführten Vertragsbestandteile wird mit der Vermieterin, der DIC Onsite in Frankfurt, ein Nachtrag geschlossen, in dem die Vergütung der beiden Maßnahmen geregelt wird. Die Kernpunkte des Nachtrags sind in Anlage 1 aufgeführt. Die Einsparungen belaufen sich für die Jahre 2017 bis 2021 auf jährlich – 278.000 €, für die Jahre danach auf jährlich – 151.000 € und werden auf dem Produktkonto 01010800.6700000160 „Mieten und Nutzungsentgelte“ etatisiert, für das Amt 60 verfügungsberechtigt ist, und stehen zum Ausgleich von Mehrkosten für dynamische Mietanpassungen zur Verfügung. 

4.   Der Magistrat wird beauftragt, alle nötigen Schritte zum Abschluss des unter 3. genannten Nachtrags vorzunehmen und diesen in der Folge abzuschließen.

 

 

Begründung:

 

Die Anmietung der Liegenschaft Berliner Straße 60 (Stadthaus) erfolgte, um wegen der Rathaussanierung den (vorübergehenden) Auszug von Ämtern zu ermöglichen und eine Zentralisierung und Vereinigung der über das gesamte Stadtgebiet verteilten ausserhalb des Rathauses untergebrachten Ämter in einem Dienstgebäude in unmittelbarer Nähe zum Rathaus zu erreichen. Nach Abschluss der Rathaus­sanierung sollten die ausgelagerten Ämter wieder ins Rathaus zurückkehren. Deshalb wurden Sonderkündigungsrechte für Teile der Mietfläche vorgesehen.

 

Diese Sonderkündigungsrechte sind vielfältig. Im Wesentlichen umfassen diese die Möglichkeit zur einmaligen Abmietung von 4 Etagen, zum Anderen bis zum Erreichen eines Mindestmietbestandes die Abmietung einzelner Etagen.

 

Seit der vollständigen Anmietung des Stadthauses (ohne Fläche Restaurantbetrieb) haben sich die Bedingungen des Raummanagements erheblich verändert. Es gab inzwischen einen erheblichen Zuwachs an Personal. In der Summe sind heute 55 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr im Haus als beim Bezug vor 11 Jahren. Dies ist u.A. Folge des gerade in den letzten Jahren erfolgten Bevölkerungszuwachses (derzeit über 130.000), durch drittmittelfinanzierte Stellen und besondere Aktivität z.B. im Baubereich. Zusätzlich gibt es einen steigenden Raumbedarf aufgrund zunehmender Schaffung von Teilzeitstellen. Besonders bei den Ämtern 32, 60 und 62 ist eine bedarfsgerechte Ausstattung mit Büroraum nicht mehr zu erfüllen.

 

Mit Umsetzung des Stellenplans 2017 ist zudem die Schaffung von 16,5 VZÄ vorgesehen, was unter Berücksichtigung etwaiger Teilzeitbesetzungen und organisatorisch bedingter Anbindungen ebenfalls zu einem absehbaren Raumbedarf führen wird.

 

Die Deckung des festgestellten Raumbedarfes kann entweder durch Anmietung anderer Büroräume, oder durch Verzicht der Abmietung im Stadthaus gedeckt werden. Eine Anmietung weiterer Büroräume führt zu einer wenig sinnvollen Zerstreuung der Organisationseinheiten der Stadtverwaltung mit zahlreichen Nachteilen (z.B. Abläufe, Kundenströme, Umbauten, Umzugskosten, Kommunikation, Postwege usw.). Im Falle einer teilweisen Abmietung sind auch weitere Probleme wie z.B. Pförtnerdienste und deren Bezahlung und Management sowie der nicht mehr möglichen Nutzung allgemeiner Flächen und Keller gegeben.

 

Die im Mietvertrag verankerten Sonderkündigungsrechte stellen für die Gebäudeeigentümerin, die DIC-Onsite, ein nicht kalkulierbares Risiko dar und vermindern den wirtschaftlichen Wert der Liegenschaft. Deshalb lag es nahe, dass sich die Stadt den Verzicht auf die Sonderkündigungsrechte entsprechend vergüten lässt. Im vorliegenden Vertragsentwurf führt der Verzicht auf die Sonderkündigungsrechte zu einer Verringerung der Grundmiete um 1 € pro Quadratmeter, was bei 12.600 m² Fläche einen monatlichen Kostenvorteil von 12.600 € bedeutet.

 

Inzwischen sind in Gewerbemietflächen die Anforderungen an die technischen Standards deutlich gestiegen. Eine zunehmende Technisierung an den Arbeitsplätzen hat zu einer wachsenden Technikausstattung in den Netzwerk­verteilerräumen geführt, die wegen gestiegener elektrischer Leistung zu Temperatur­problemen in diesen Räumen führt, die häufig Notabschaltungen der Netzwerkelek­tronik bewirken. Da in der Mieterbaubeschreibung des seitherigen Hauptmietver­trages nur eine Lüftung, aber keine Kühlung dieser Räume geschuldet ist, brauchte die Vermieterin dafür keine Abhilfe schaffen. Der aktuell vorliegende Nachtrag eröffnet mit der Vertragsverlängerung von 9 auf 20 Jahre Restmietzeit die Möglichkeit, als technische Mehrausstattung eine zentrale Klimaanlage einzubauen, die ausschließlich die Netzwerkverteilerräume kühlt. Dies gewährleistet auch bei weiterer Technisierung eine reibungslos funktionierende Technik. Über die verlängerte Mietzeit wird diese Investition für die Vermieterin refinanziert. Darüber hinaus führt eine Verlängerung der Vollvermietung um 5 Jahre durch eine sichere Mieterin zu einem höheren Wert der Immobilie, an dem die Stadt durch mietfreie Zeiten partizipiert. Der Vertragsentwurf sieht vor, dass für das Stadthaus 5 Jahre lang jeweils ein Monat mietfrei ist.

Nichtöffentliche Anlagen:

Nachtrag Nr. 4

 

Verteiler:

13 x HFB

  1 x Minderheitenvertreter (HFB)

  2 x Vertreter (ALB)

13 x UPB

  1 x Minderheitenvertreter (UPB)

  2 x Vertreter (ALB)

  8 x Fraktionen

  4 x Stv.-Büro