Die Stadtverordnetenversammlung der Stadt

Offenbach am Main

2016 - 2021

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2016-21/DS-I(A)0279                                                         Ausgegeben am 07.09.2017

                                                                                               Eing. Dat. 07.09.2017

 

 

 

 

 

Anmietung von Büroflächen in der Liegenschaft Kaiserstraße 39, 63065 Offenbach am Main

Antrag Magistratsvorlage Nr. 2017-300 (Dez. I, Amt 10 und 60) vom 06.09.2017

 

 

Der Magistrat beantragt, dass die Stadtverordnetenversammlung wie folgt beschließt:

 

1.   Die Stadt Offenbach mietet bei der Firma Kaiser Quartier II Offenbach GmbH  Co.KG, Frankfurter Straße 27 bis 29 in 61352 Bad Homburg v.d.H., für die Unterbringung des Bürgerbüros  sowie weiterer städtischer Ämter in der Liegenschaft Kaiserstraße 39, 63065 Offenbach am Main, insgesamt 4.447 m² Fläche an. Es werden zwei Mietverträge geschlossen. Der Mietvertrag für das Bürgerbüro beginnt am 01.09.2018, hat eine Laufzeit von 20 Jahren mit einer zweimaligen Verlängerungsoption von 5 Jahren und endet somit am 30.09.2038. Der Mietvertrag für die zwei weiteren Ämter beginnt am 01.08.2018, hat eine Laufzeit von 20 Jahren mit einer zweimaligen Verlängerungsoption von 5 Jahren und endet somit am 31.08.2038.

 

2.   Die Mietkosten belaufen sich für das Bürgerbüro auf 10,10 € pro m² und Monat, für die übrigen Büroflächen 10,50 € pro m² und Monat. Die Umlagen betragen für alle Flächen 4 € pro m² und Monat.
Die Gesamtkosten für Miete und Nebenkosten betragen 736.000 € pro Jahr ab 2019 ff. Für die vier bzw. fünf Monate Mietdauer im Jahr 2018 fallen 268.000 € an Miete und Nebenkosten an.
Für diese zusätzliche Flächen ist mit jährlichen Gebäudekosten für Gebäudemanagement, Unterhaltsreinigung, Sonderreinigungen, Glasreinigung usw. in Höhe von ca. 96.000 € (ab 2019 ff) zu rechnen. Diese Kosten werden für das Jahr 2018 anteilig ca. 40.000 € betragen.

 

3.   Die erforderlichen Mittel werden zum Haushaltsplan 2018 ff bei dem Produktkonto 01010800.6700000160, „Mieten und Nutzungsentgelte“, und bei dem Produktkonto 01010800.6173000160 „Gebäudereinigung“ (beide Bewirtschaftung Amt 60) zusätzlich angemeldet.

4.   Die Koordinierung der vielfältigen Interessen innerhalb der Stadtverwaltung und mit den Partnerunternehmen EVO und ESO wird in Form eines Standortprojektes durchgeführt, das von der Organisationsabteilung des Hauptamtes geleitet wird. Das Projektbudget beträgt im Ergebnishaushalt 97.000 € und im Finanzhaushalt 382.000 €. Die Mittel werden vorbehaltlich eines beschlossenen Nachtragshaushaltsplanes und vorbehaltlich der Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde auf dem Produktkonto 01011300.617900010, „Umzugskosten“, für das Amt 10 verfügungsberechtigt ist, zusätzlich bereitgestellt.

 

 

Begründung:

 

Das Bürgerbüro ist im Jahr 2014 zur Vorbereitung des Bauabschnitts 8b der Rathaussanierung vorübergehend in den Bernardbau ausgelagert worden. Die dafür bereitgestellten Flächen waren lediglich als Provisorium akzeptabel, weil sie weder im Grundriss noch in der Gesamtfläche den Flächenbedarf des Bürgerbüros erfüllt haben. Nach einer Personalaufstockung, die sich durch eine Stellenbemessung im Jahr 2015 ergeben hat, hat das Bürgerbüro inzwischen 12 zusätzliche Teilzeitkräfte für die Kundenberatung gewonnen, die wegen der bestehenden Platzverhältnisse nicht optimal eingesetzt werden können. Nach aktueller Berechnung benötigt das Bürgerbüro zur Deckung des aktuell schon bestehenden Flächenbedarfs ca. 450 m² mehr Fläche als im Bernardbau realisiert werden können.

 

Wegen des rasanten Einwohnerzuwachses in Offenbach ist kurzfristig mit einem zusätzlichen Stellenzuwachs zu rechnen. Die Anzahl der Kundenberatungsplätze im Bürgerbüro muss von derzeit 23 auf insgesamt 36 erhöht werden, damit die Kundenanforderungen in einer vertretbaren Zeit erfüllt werden können.

 

Zur Deckung des Raumbedarfs wurden verschiedene Alternativen geprüft. Unter anderem wurde untersucht, wie der Raumbedarf innerhalb des Bernardbaus erfüllt werden kann. Die Möglichkeit musste jedoch verworfen werden. Denn dazu müsste erstens das Standesamt, das im Bernardbau einen optimalen Standort hat, erneut umziehen. Zweitens würde das zwangsläufig dazu führen, dass das Bürgerbüro mit seinen beiden Partnern EVO und ESO nicht mehr erdgeschossig auf einer Ebene untergebracht sein kann und sich auf drei unzusammenhängende Flächen verteilt, was im Kundenverkehr zu Problemen führt und die internen Abläufe stark behindert.

 

Als beste Möglichkeit hat sich eine Neuanmietung in der Kaiserstraße 39 herausgestellt. Dieses Objekt bietet durch seine große Erdgeschossfläche von rund 1.700 m² mit der Möglichkeit einer Zugänglichkeit durch das KOMM-Center, die in Zusammenarbeit mit dem KOMM-Betreiber zu planen und umzusetzen ist, ideale Voraussetzungen für gute Erreichbarkeit und maximale Kundenfreundlichkeit.

 

Zusammen mit der Fläche für das Bürgerbüro sollen noch zwei Etagen im Hauptgebäude der Kaiserstraße 39 angemietet werden. Diese Anmietung ist aus zwei Gründen notwendig. Es muss wegen des Personalzuwachses im Stadthaus dringend Platz geschaffen werden, der die Unterbringung von ca. 70 zusätzlichen Mitarbeitern im Haus ermöglicht. Dazu müssen fünf Organisationseinheiten ausziehen. Davon wird ein Teil im Rathaus, ein Teil im Bernardbau und ein Teil in der Kaiserstraße 39 untergebracht. Die Fläche in der Kaiserstraße 39 ist auch notwendig, weil das Rathaus, in dem der Bauabschnitt 8b der Rathaussanierung im späten Herbst 2017 endet, noch nicht vollständig wieder belegt werden kann. Nach den aktuell laufenden Bauarbeiten werden als Abschluss der Sanierungsarbeiten noch die Fenster im Rathaus ausgetauscht. Für diese Maßnahme ist eine befristete aber sehr rege Umzugstätigkeit im Haus erforderlich. Denn jede Etage, die neue Fenster bekommt, muss dazu leer sein. Das wird in der Weise realisiert, dass eine Etage – in dem Fall der 12. Stock – neutral ausgebaut wird und für die Auslagerungszeit abwechselnd von allen Etagen des Rathauses als vorübergehende Bürofläche genutzt wird. Diese Maßnahme wird Gegenstand einer eigenen Beschlussvorlage sein, die von Amt 60 eingebracht wird. Mit der vorliegenden Beschlussvorlage sollen dafür die räumlichen Voraussetzungen geschaffen werden.

 

Die Vorlage muss im Wege des Nachtrags *(in den Magistrat) eingebracht werden, da durch die zu führenden, intensiven Abstimmungsgespräche eine rechtzeitige Abgabe nicht möglich war.

 

Der Entwurf des Mietvertrags und die Mieterbaubeschreibung liegen im Büro des ehrenamtlichen Magistrats und danach im Büro der Stadtverordnetenversammlung zur Einsichtnahme aus.

 

* redaktionell geändert