Die Stadtverordnetenversammlung der Stadt

Offenbach am Main

2016 - 2021

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2016-21/DS-I(A)0453                                                         Ausgegeben am 02.08.2018

                                                                                               Eing. Dat. 02.08.2018

 

 

 

Einführung der digitalen Akte im Ausländeramt der Stadt Offenbach am Main

Antrag Magistratsvorlage Nr. 2018-269 (Dez. III, Amt 39) vom 01.08.2018

 

 

Der Magistrat beantragt, dass die Stadtverordnetenversammlung wie folgt beschließt:

 

1.    Die ekom21 – KGRZ Hessen wird beauftragt, das Produkt „ecm21-ASP LaDiVA-eAkte für das Ausländerwesen“ im Ausländeramt der Stadt Offenbach am Main zum einmaligen Installationspreis von insgesamt 8.764,83 €, spätestens zum 07.01.2019 zu implementieren. Die Finanzierung erfolgt über das Produktkonto 02021100.0240000039 (Lizenzen, DV-Software), Investitionsnummer 0202110200391801 (Anschaffungen im Bereich Ausstellung von Aufenthaltstitel/Freizügigkeitsbescheinigungen).

Die laufenden jährlichen Kosten in der „ecm21-ASP LaDiVA-eAkte für das Ausländerwesen“ werden über das Produktkonto 02021100.6831000039 (Kosten Ausländerfachverfahren LaDiVA) abgebildet und betragen 36.894,52 €.

 

2.    Die ekom21 – KGRZ Hessen wird in Ihrer Funktion als Körperschaft des öffentlichen Rechts und Vertragspartner der Stadt Offenbach am Main beauftragt, die Digitalisierung der ca. 21.000 Bestandsakten / Ordner des Ausländeramtes Offenbach am Main zu koordinieren und durchzuführen, ggf. durch vorherige öffentliche Ausschreibung in eigener Zuständigkeit. Die einmaligen Kosten für die Digitalisierung der Bestandsakten / Ordner werden sich auf ca. 500.000 € belaufen (Blattpreis von 11 Cent bei einer durchschnittlichen Blattzahl von 150 pro Bestandsakte / Ordner) und werden über das Produktkonto 02021100.6179000139 (Digitalisierung Bestandsakten/Ordner) abgebildet.

 

3.    Die Abteilung 10.3 wird beauftragt, die Hardware, welche im Zuge der Einführung der digitalen Akte im Ausländeramt Offenbach am Main an den dortigen Arbeitsplätzen notwendig ist, zu beschaffen. Für 32 Dokumenten-/Tischscanner des Typs FI-7030 fallen Kosten in Höhe von 16.602,88 € an. Für 26 Signaturpads des Typs DTU 1141 inkl. USB Ladegerät des Typs Anker 2-Port 24W B2021L11 fallen Kosten in Höhe von 17.181,06 € an. Diese beiden Kosten werden über das Produktkonto 02021100.0850000039 (Büromaschinen, Organisationsmittel, Datenverarbeitungs- und Kommunikationsanlagen) Investitionsnummer 0202110200391801 (Anschaffungen im Bereich Ausstellung von Aufenthaltstitel/Freizügigkeitsbescheinigungen) abgebildet.

 

4.    Die benötigten Mittel sind nicht im Haushalt 2018 etatisiert (Ausnahme: 02021100.0240000039) und werden im Rahmen der Nachtragshaushaltsplanung 2018 eingeplant. Die Bereitstellung erfolgt vorbehaltlich der Genehmigung des Nachtragshaushalts durch das Regierungspräsidium Darmstadt.

 

 

Begründung:

 

Im Zeitalter des eGovernments und folglich der fortschreitenden Digitalisierung in der Arbeitswelt, geht das Ausländeramt Offenbach am Main diesen wichtigen und entscheidenden Schritt in Richtung „Arbeitsplatz der Zukunft“. Dieser Schritt ist in Bezug auf die Attraktivität des Arbeitsplatzes, die Steigerung der Außenwirkung durch einen wichtigen Baustein moderner Verwaltung, Zeitersparnis bei der Bearbeitung der Anliegen der ausländischen Bürger/innen Offenbachs, Kund/innenorientierung durch kürzere Verweilzeiten der Bürger/innen in den Sachbearbeitungsbüros und durch eine Kostenersparnis (Wegfall von Portokosten für das Versenden von Akten / Ordnern an andere Behörden und Gerichte, Wegfall des Kopierens von Blättern / Akten / Ordnern und folglich Einsparung von Kopierpapier in jährlich erheblicher Menge aufgrund der sofortigen Digitalisierung vor Ort) für das Ausländeramt von größter Bedeutung.

 

Das Ausländeramt folgt mit der Einführung der digitalen Akte anderen städtischen Organisationseinheiten wie beispielsweise Bürgerbüro und MainArbeit, welche die digitale Akte bereits seit einigen Jahren erfolgreich im Arbeitsbetrieb einsetzen.

 

Auch das Land Hessen hat die Wichtigkeit der Einführung der digitalen Akte erkannt und hat den hessischen Ausländerbehörden finanzielle Unterstützung bei der Implementierung der digitalen Akte zugesagt. Über die Höhe der finanziellen Unterstützung kann zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Aussage getroffen werden.

 

Die Vorlage ist mit der Kämmerei abgestimmt.

Nichtöffentliche Anlagen:

 

-       Angebot ekom21 – KGRZ Hessen für die Implementierung des Produkts „ecm21-ASP LaDiVA-eAkte für das Ausländerwesen“

-       Angebot ekom21 – KGRZ Hessen für die laufenden Kosten des Produkts „ecm21-ASP LaDiVA-eAkte für das Ausländerwesen“

-       Unverbindliches Beispielangebot eines Scandienstleisters für das einmalige externe Digitalisieren der Bestandsakten / Ordner

 

Verteiler:

13 x HFB

  1 x Minderheitenvertreter (HFB)

  2 x Vertreter (ALB)

13 x SOZ

  1 x Minderheitenvertreter (SOZ)

  2 x Vertreter (ALB)

  8 x Fraktionen

  4 x fraktionslose Stv.

  4 x Stv.-Büro