Die Stadtverordnetenversammlung der Stadt

Offenbach am Main

2016 - 2021

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2016-21/DS-I(A)0863                                                         Ausgegeben am 22.10.2020

                                                                                               Eing. Dat. 22.10.2020

 

 

 

 

 

Anpassung von Anordnungs- und Vergabegrenzen

hier: Grundsatzbeschluss

Antrag Magistratsvorlage Nr. 2020-461 (Dez. I – IV, Ämter 10 und 20) vom 21.10.2020

 

 

Der Magistrat beantragt, dass die Stadtverordnetenversammlung wie folgt beschließt:

 

1.

Sämtliche Beschlussfassungen der Stadtverordnetenversammlung sowie des Magistrats zur Anordnungs- und Vergabebefugnis und sämtliche Verfügungen des Oberbürgermeisters, des Kämmerers sowie der Kämmereileitung hierzu werden mit Datum der Beschlussfassung aufgehoben.

 

2.

Ausgenommen von der unter 1. genannten Aufhebung sind die als Anlage beigefügten Vollmachten (Magistratsvorlagen Nr. 406/09, 333/11, 2016-164, 2017-436 und 2017-437), sofern diese nicht aufgrund von Personalveränderungen angepasst werden müssen. Diese Vorlagen betreffen Befugnisse der Juristinnen und Juristen des Rechtsamts und die des Amtsleiters Stadtplanung, Verkehrs- und Baumanagement sowie des stellv. Amtsleiters Wirtschaftsförderung und Liegenschaften und bleiben ergänzend von den nachfolgenden Regelungen unberührt. Die in Vorlage Nr. 406/09 und 333/11 unter d) erwähnten Anordnungs- und Vergabebefugnisse für Juristinnen und Juristen werden aufgehoben und durch nachfolgende Regelungen zur Anordnung und Vergabe ersetzt.

 

3.

Die Anordnungsbefugnis wird in voller Höhe auf die Amtsleitungen und deren Stellvertretung übertragen.

 

Unterhalb der Ebene der Amtsleitungen erfolgt für alle Mitarbeiter mit Anordnungsbefugnis eine grundsätzliche Festlegung auf 7.500 €. Eine Übersicht der Mitarbeiter mit Anordnungsbefugnis wird zentral bei der Kämmerei, Kasse und Steuern geführt. Mitarbeiter, denen entweder die Befugnis erteilt oder entzogen werden soll, sind entsprechend von der jeweiligen Amtsleitung zu melden.

 

Für Stabsstellen gilt ebenfalls die Anordnungsbefugnis von 7.500 €. Oberhalb der Wertgrenze wird die Anordnungsbefugnis in voller Höhe auf den Amtsleiter und deren Stellvertretung übertragen, für dessen Produkt die Stabsstelle tätig ist. Ist dies nicht eindeutig zuzuordnen, wird die Anordnungsbefugnis in voller Höhe auf die Amtsleitung des Hauptamtes und deren Stellvertretung übertragen.

 

In begründeten Ausnahmefällen kann die Anordnungsbefugnis auf schriftlichen Antrag bei der Kämmerei für Mitarbeiter der jeweiligen Organisationseinheit befristet bis auf 12.500 durch den Stadtkämmerer erhöht werden. Die letzte Verantwortlichkeit bleibt bei der jeweiligen Amtsleitung.

 

4.

Die Vergabebefugnis wird für die gesamte Stadtverwaltung mit Ausnahme der Eigenbetriebe wie folgt neu festgelegt:

 

Amtsleitungen:                                            bis einschl.      50.000,00 €

Dezernentinnen / Dezernenten:               bis einschl.    250.000,00 €

Magistrat:                                                      ab                   250.000,01 €

Hierbei ist die Vergaberichtlinie der Stadt Offenbach zu beachten.

Unterhalb der Ebene der Amtsleitungen erfolgt eine selbständige Festlegung der Vergabebefugnisse und die rechtssichere Dokumentation selbiger in jeder Organisationseinheit. Die Vergabebefugnis von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern darf die Grenze von 7.500 € nicht überschreiten, mit Ausnahme der Vergabebefugnis für die Juristinnen und Juristen des Rechtsamtes. Diese wird auf 12.500 € festgelegt.

 

Im Rahmen des digitalen Anordnungsworkflows ist bei der auf die Vergabe folgenden Anordnung das Formular auf dem der Dezernent die Vergabe genehmigt bzw. der Magistratsbeschluss zur Rechnung dazu zu scannen.

 

Die Stadtverordnetenversammlung wird halbjährlich über die Vergaben über 250 T€ vom jeweiligen Fachamt unterrichtet.

 

5.

Die Wertgrenzen für die Entscheidung über die Bereitstellung von über- und außerplanmäßigen Mitteln gem. § 100 HGO werden wir folgt neu festgelegt:

 

Amtsleitung Kämmerei:                              bis einschl.      25.000,00 €

Stadtkämmerin/ Stadtkämmerer:              bis einschl.      50.000,00 €

Magistrat:                                                      bis einschl.    100.000,00 €

Stadtverordnetenversammlung:               ab                   100.000,01 €

 

Die Stadtverordnetenversammlung wird halbjährlich über die Bereitstellung von über- und außerplanmäßigen Mitteln gem. § 100 HGO unterhalb von 100.000,01 € durch Amt 20 unterrichtet.

 

6.

Das Revisionsamt prüft im Rahmen der fakultativen Prüfungsaufgaben nach § 131 Abs. 2 HGO die Auftragsvergaben nach VOB, VOL, VOF einschl. Vor- und Schlussprüfungen ab einem Betrag von 250.000 €.

 

7.

Abweichungen von den Vergabegrenzen müssen durch einen Beschluss der Stadtverordnetenversammlung legitimiert werden.

 

Abweichungen von den Anordnungsgrenzen sind nicht zulässig.

 

8.

Die Anordnungs- und Vergabebefugnis gilt gem. § 110 Abs. 5 HGO und § 130 Abs. 5 HGO nicht für die Leitung der Stadtkasse und deren Stellvertreter sowie für die Amtsleitung des Revisionsamts und deren Stellvertretung.

 

 

Begründung:

 

Zu 1 und 2:

Die gültigen Anordnungs- und Vergabebefugnisse der Stadtverwaltung Offenbach bestehen derzeit aus verschiedenen Beschlussfassungen der Stadtverordnetenversammlung, des Magistrats sowie aus diversen Verfügungen der Oberbürgermeister aus der Zeit seit ca. 1950. Diese wurden über die Jahrzehnte immer wieder durch etliche Ergänzungen und Anpassungen verändert bzw. erweitert. In der Praxis führt dies zu einer komplexen Sachlage, insbesondere Überprüfung bei der Prüfung der Anordnungen in der Stadtkasse. Etliche Wertgrenzen stammen aus den Jahren 1970 – 1990, wurden im Zuge der Einführung des Euro einfach halbiert und entsprechen in keiner Weise mehr den seitdem erfolgten Steigerungen von Kaufkraft und Teuerungen.

Die Inhalte der Magistratsvorlagen Nr. 406/09, 333/11, 2016-164, 2017-436 und 2017-437 sollen dagegen erhalten bleiben und durch die nachfolgenden Regelungen ergänzt werden, da es sich hier explizit um besondere operative Notwendigkeiten der Organisationseinheiten handelt, die sich in der Praxis bewährt haben.

 

Zu 3:

Mit Hilfe der Vorlage soll eine einheitliche Regelung im Bereich der Anordnung und der Vergabe erfolgen, die flächendeckend für die Verwaltung Gültigkeit hat. Durch diese einheitliche Regelung wird eine systematische Rechteverteilung im System H+H proDoppik ermöglicht, sodass im Zuge der Einführung des Anordnungsworkflows eine maschinelle Prüfung der Befugnisse erfolgt. Der Anordnungsberechtigte wird keine Rechnungen bzw. Buchungen freigeben können, sofern er nicht die notwendigen Rechte besitzt. Damit entfällt die komplexe manuelle Prüfung durch die Stadtkasse und eine Beschleunigung in der Buchhaltung, weil Rechnungen nicht mehr durch die Stadtkasse über den Postweg reklamiert werden müssen.

Für die Stabstellen wird keine Sonderregelung geschaffen, sie werden nur deshalb gesondert erwähnt, da sie i.d.R. keinem Amt und organisatorisch einem Dezernat zugeordnet sind. Die Dezernenten haben allerdings keine eigene Buchungsberechtigung in H+H proDoppik, deshalb wird die Anordnungsbefugnis oberhalb 7.500 € auf ein Fachamt, bei inhaltlicher Zugehörigkeit oder bei allen anderen Fällen auf das Hauptamt übertragen.

 

Zu 4

Die Neufassung der Anordnungs- und Vergabebefugnisse sollen zu einer Entlastung der Verwaltung bei gleichzeitiger Wahrung der Kontroll- und Beteiligungsfunktionen führen. In dem bisher geübten Verfahren hat sich es sich zudem als nachteilig erwiesen, dass die seit Jahrzehnten unveränderten Vergabebefugnisse nicht mehr mit den Vergabeergebnissen und Auftragswerten auch für einfache (Vor-)Planungs- oder Teilaufträge sowie Dienstleistungen Schritt halten. Insbesondere im Bereich des Amtes für Stadtplanung, Verkehrs- und Baumanagement kann über die angehobenen Vergabebefugnisse eine Beschleunigung der Verfahren erfolgen, ohne dass die elementaren Kontrollbefugnisse von Stadtverordnetenversammlung, Magistrat und Revisionsamt vernachlässigt werden.

 

Um vor allem die Bauprojekte in einer den aktuellen Entwicklungen und Bedarfen angemessenen Zeit realisieren zu können, sind in einem ersten Schritt zur Beschleunigung die Wertgrenzen für Vergabe- und Projektbeschlüsse an die aktuellen wirtschaftlichen Gegebenheiten anzupassen.

Die Stadtverordnetenversammlung hat mit Beschluss vom 22.06.2017 (DS I (A) 0227) „Ausführung des Schulentwicklungsplans 2013 und Anpassung der Schulplätze an die aktuelle Bevölkerungsentwicklung bis zum Schuljahr 2023/24“ einer rechtzeitigen Bedarfssicherung von zusätzlichen Schulplätzen zugestimmt.

 

Die Umsetzung der daraus resultierenden und erforderlichen Baumaßnahmen stellt die Stadtverwaltung vor große Aufgaben und ist bezogen auf die notwendigen Fertigstellungstermine der Schulbauten nur noch schwer zu erreichen.

 

Zu 5:

Hier soll ebenfalls eine Anpassung der Werte auf aktuelle Größen erfolgen, um die Verfahren innerhalb der Verwaltung zu beschleunigen. Die Stadtverordnetenversammlung wird weiterhin über die Gesamtheit der überplan- und außerplanmäßigen Ausgaben des Vorjahres unterrichtet.

 

Zu 6:

Hier soll ebenfalls eine Anpassung der Werte auf aktuelle Größen erfolgen, um die Verfahren innerhalb der Verwaltung zu beschleunigen.

 

Die Vorlage wurde im Vorfeld mit dem Revisionsamt sowie dem Rechtsamt abgestimmt.

 

Die Einbringung der Magistratsvorlage erfolgt auf dem Weg des Nachtrags *(in den Magistrat), da es bis zum regulären Abgabetermin noch Abstimmungsbedarf gab.

 

* redaktionell geändert

Nichtöffentliche Anlagen:

 

Vorlagen Nr. 406/09, 333/11, 2016-164, 2017-436 und 2017-437

 

Verteiler:

13 x HFB

  1 x Minderheitenvertreter (HFB)

  2 x Vertreter (ALB)

  9 x Fraktionen

  1 x fraktionslose Stv.

  4 x Stv.-Büro