Die Stadtverordnetenversammlung der Stadt

Offenbach am Main

2006 - 2011

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Drucksachen-Abteilung I (A)                                               Ausgegeben am 22.04.2010

                                                                                               Eing. Dat. 22.04.2010

 

Nr. 584

 

 

Aktualisierung der IT-Systeme der Stadtverwaltung (Software)
hier: Projekt- und Vergabebeschluss
Antrag Magistratsvorlage Nr. 120/10 (Dez. I, Amt 10) vom 21.04.2010, DS I (A) 584


Der Magistrat beantragt, dass die Stadtverordnetenversammlung wie folgt beschließt:

1. Der Aktualisierung der Standard-Software (Windows, Microsoft Office) für die
    ca. 1.100 IT-Systeme der Stadtverwaltung sowie einer Bündelung der
    vorhandenen. Wartungsverträge für Microsoft-Produkte in Höhe von 810.000,00 €,
    wird zugestimmt.

2. Die erforderlichen Mittel werden bewilligt und bei den USK 06100.93530 „Software
    und Lizenzen“, SK 08500000, Produkt 01.01.15 und USK 06100.53320 „Miete
    ADV“ (Wartung), SK 67000006, Produkt 01.01.15, wie folgt bereitgestellt:

                                                                       Lizenzen          Wartung          Gesamt
    Haushaltsmittel 2010 und früher:           85.000 €        185.000 €      270.000 €
    Haushaltsmittel 2011:                              85.000 €        185.000 €      270.000 €
    Haushaltsmittel 2012:                              85.000 €        185.000 €      270.000 €
    Gesamt:                                                                                                   810.000 €

3. Zur Vergabe der Lieferungen und Leistungen an die Fa. ekom21 zum
    Angebotspreis von 810.000 € wird die erforderliche Zuschlagsgenehmigung erteilt.


Begründung:

 

Sachstand:

 

Die in der Stadtverwaltung eingesetzte Standardsoftware für PC-Systeme, bestehend aus Betriebssystem und Office-Programmen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, E-Mail, Präsentation), basiert auf Produkten der Fa. Microsoft (MS-Windows, MS-Office). Diese wurden letztmalig im Jahr 2002 lizenztechnisch aktualisiert (Windows XP und Office XP). Seinerzeit wurde kein Wartungsvertrag abgeschlossen, da absehbar war, dass die Nutzungsdauer ca. 8 Jahre betragen würde und ein anschließender Neukauf die wirtschaftlichere Alternative ist. Eine Aktualisierung der Office-Programme ist notwendig, weil für die eingesetzte Programmversion in Kürze keine sog. Sicherheitsupdates mehr verfügbar sein werden. Weiterhin gebietet auch der technische Fortschritt eine Aktualisierung, damit zukünftig eine Kompatibilität der Datenformate und Programmschnittstellen gewährleistet werden kann und der Anschluss der Stadtverwaltung an den Stand der Technik nicht verloren geht.

 

Mittlerweile wird Microsoft Windows auch als Server-Betriebssystem eingesetzt, da die Anwendungsverfahren (z.B. Prosoz, AB-DATA) fast ausnahmslos dieses Betriebssystem voraussetzen. Im Jahr 2010 werden voraussichtlich die letzten Server mit dem Betriebssystem Novell Netware ebenfalls auf Windows umgestellt, nachdem die Fa. Novell die Weiterentwicklung von Netware für zentrale Datei- und Druckdienste sowie E-Mail eingestellt hat. In diesem Zusammenhang wird das E-Mail-System „Novell GroupWise“ durch „Microsoft Outlook“ ersetzt. Eine durchaus in Betracht gezogene Umstellung auf Linux hat sich als nicht praktikabel erwiesen und wurde deshalb nicht weiter verfolgt. Wegen der notwendigen Unterstützung durch den Hersteller im Fehlerfall, wurden für diese Lizenzen Wartungsverträge abgeschlossen, die nun zur Verlängerung anstehen.

 

Auswirkungen:

 

Die Konzentration auf einen Hersteller führt zu Synergieeffekten in der Systembetreuung, einer besseren Integration der zentralen und dezentralen IT-Systeme und ermöglicht die vollumfängliche Nutzung der Produkte durch die Anwender. Dies ist so gewollt und verbessert die Wirtschaftlichkeit / Produktivität.

 

Demgegenüber steht eine neue Abhängigkeit bezüglich der Kompatibilität der System- / Anwendungsschnittstellen, die eine Aktualisierung der Systeme in kürzeren Intervallen als bisher zur Folge hat. Beispiel: Wenn die neuen Funktionen eines Microsoft-Servers genutzt werden sollen, ist in der Regel auch eine Aktualisierung der Software auf dem PC erforderlich. Gleiches gilt für die Office-Programme, deren Server-Komponenten zukünftig genutzt werden können (z.B. Office 2010 erfordert Sharepoint 2010).

 

Um kurzfristig neue Funktionen nutzen zu können, ist nunmehr auch ein Wartungsvertrag für die Standard-Software auf den PC-Systemen abzuschließen. Da Updates nicht mehr angeboten werden, bliebe nur eine Neubeschaffung, die allerdings erst nach einem Nutzungszeitraum von mindestens 5 Jahren die wirtschaftlichere Alternative ist.

 

Weitere Vorgehensweise:

 

Für Behörden, die nahezu ausschließlich Microsoft-Produkte nutzen, hat das Bundesministerium des Inneren (BMI) einen – im Vergleich zu anderen Lizenzmodellen – äußerst günstigen Rahmenvertrag abgeschlossen (Enterprise-Agreement für Behörden), an dem die Stadtverwaltung Offenbach über die ekom21 (ehem. Kommunales Gebietsrechenzentrum) partizipieren kann. Neben einer hohen Rabattierung sieht dieses Lizenzmodell eine Verteilung des Kaufpreises auf 3 Jahre (Vertragslaufzeit) vor und ermöglicht die Einbeziehung vorhandener Wartungsverträge, die dann ebenfalls von der höheren Rabattierung profitieren.

 

Bedingt durch die zusätzlichen Wartungskosten für die Standardsoftware der PCs ergibt sich für das Untersachkonto 06100.93530 für die Haushaltsjahre 2011 und 2012 ein Mehrbedarf in Höhe von 125.000 € p.a. Die übrigen Kosten können über das etatisierte Budget (auf der Grundlage des Haushaltsjahres 2010) der jeweiligen Untersachkonten abgedeckt werden.