Alte Fassung

Neue Fassung

§ 8

Einladung, Fristen, Unterlagen

(1) Die Einladung zu den Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung erfolgt durch besonderes Schreiben, in dem die Gegenstände der Verhandlung angegeben sind. Die zu den einzelnen Verhandlungsgegenständen vorliegenden Anträge und Unterlagen werden vervielfältigt und den Mitgliedern der Stadtverordnetenversammlung übersandt. Das Einlegen der Unterlagen in die Schließfächer der Stadtverordneten gilt als Übersendung im Sinne dieser Vorschrift. Die Einladungen sowie vorliegende öffentliche Anträge und Unterlagen werden zeitgleich im Politischen Informationssystem der Stadt Offenbach (nachfolgend: PIO) im Intranet und Internet unter www.offenbach.de veröffentlicht. Mit Ausnahme der Einladungen sind individuelle Vereinbarungen (Verzicht auf das Papierexemplar) möglich.

(2) Die Unterlagen sind in Drucksachen-Abteilungen I (A), II (A), I (B) und II (B) geordnet. Drucksachen-Abteilung I enthält die Anträge der Stadtverordnetenfraktionen, des Jugendhilfeausschusses und die Vorlagen des Magistrats. Drucksachen-Abteilung II enthält u.a. die Berichte des Magistrats sowie Vorlagen des Magistrates, die der Stadtverordnetenversammlung hierdurch zur Kenntnis gegeben werden. In der Drucksachen-Abteilung I (B) und II (B) sind die gemäß § 52 Absatz 1 S. 2 HGO zu behandelnden Gegenstände

enthalten. Unterlagen der Drucksachen-Abteilung II (A) werden in der Regel zusätzlich im PIO des Intranets

und Internets veröffentlicht.

(3) Anträge und Vorlagen müssen bis 14 Tage vor der Sitzung der Stadtverordnetenversammlung (donnerstags 12.00 Uhr) im Büro der Stadtverordnetenversammlung vorliegen, um auf den Einladungen zu den Ausschüssen und der Einladung zur Stadtverordnetenversammlung berücksichtigt zu werden. Die Frist ist auch gewahrt, wenn der Antrag/die Vorlage bis zu diesem Zeitpunkt im Email-Postfach sitzungsdienst@offenbach.de des Stadtverordnetenbüros eingegangen ist. Fällt das Fristende auf einen Feiertag, verlängern sich die Fristen um 24 Stunden.

Vorlagen des Magistrats, die aus Gründen der Haushaltsrelevanz, der näheren Information und der Erläuterung der Vorlage mit Planungsunterlagen sowie Kostenberechnungen versehen sein müssen, werden nur berücksichtigt, wenn dem Stadtverordnetenbüro bis zu diesem Termin auch die entsprechenden Planungsunterlagen und Kostenberechnungen ausgehändigt werden. Änderungs- und Ergänzungsanträge fallen nicht unter diese Regelung.

(4) Die nicht umgedruckten Unterlagen (bspw. Auslagen, sonstige Berichte) für die Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung und deren Ausschüsse liegen im Büro der Stadtverordnetenversammlung bis zwei Stunden vor Sitzungsbeginn zur Einsichtnahme durch die Berechtigten aus.

(5) Die für die Sitzungen erforderlichen Unterlagen und Drucksachen gelten als verteilt, wenn sie in die Schließfächer der Stadtverordneten eingelegt bzw. der Poststelle oder der Post zur Zustellung übergeben wurden. Bei Berechnung von Fristen gilt als erster Tag der Tag nach der Übergabe an die zur Zustellung beauftragte Stelle.

(6) Einladungen zu Sitzungen, die im jährlich vom Büro der Stv.-Versammlung verteilten Terminkalender vermerkt sind, gelten als zugestellt, wenn sie bis donnerstags spätestens 17.00 Uhr der vor dem jeweiligen Sitzungstag liegenden Woche in die Schließfächer der Stadtverordneten eingelegt sind. Ausgenommen hiervon sind Einladungen zu außerplanmäßigen Sitzungen.

(7) Verwaltungsintern gelten Einladungen und öffentliche Drucksachen als zugestellt, wenn sie unter Wahrung der jeweiligen Fristen im Intranet veröffentlicht sind. Die Dezernate und das Hauptamt erhalten bis zur Einführung der Signatur zusätzlich ein Exemplar in Papierform.

§ 8

Einladung, Fristen, Unterlagen

(1) Die Einladung zu den Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung erfolgt schriftlich oder elektronisch unter Angabe der Verhandlungsgegenstände (Tagesordnung). Die zu den einzelnen Verhandlungsgegenständen vorliegenden Anträge und Unterlagen werden den Mitgliedern der Stadtverordnetenversammlung elektronisch zugänglich gemacht bzw. zur Verfügung gestellt. Die Einladungen sowie vorliegende öffentliche Anträge und Unterlagen werden zeitgleich im Politischen Informationssystem der Stadt Offenbach (nachfolgend: PIO) unter www.offenbach.de veröffentlicht.

(1a) Ein Mitglied der Stadtverordnetenversammlung kann ausschließlich elektronisch eingeladen werden, wenn es vorher schriftlich eingewilligt hat und dem Stadtverordnetenbüro einen eigenen ladungsfähigen E-Mail-Account mitgeteilt hat. Die Einwilligung kann jederzeit schriftlich ohne Angaben von Gründen widerrufen werden. Wird die Einladung auf elektronischem Weg versendet, gilt die Ladung nach dem Versenden der Mail als an den Empfänger zugestellt. Als Beweis der Versendung dient der Ausdruck der versendeten Mail. Auf diesem Ausdruck müssen die Mail-Adressen der Empfänger lesbar sein. Der Zustellung einer Mail stehen Fehlermeldungen (bspw. über ein volles Postfach) nicht entgegen.

(2) bleibt unverändert

(3) bleibt unverändert

(4) bleibt unverändert

(5) entfällt

(6) Einladungen zu den Sitzungen, die im jährlich vom Büro der Stadtverordnetenversammlung verteilten Terminkalender vermerkt sind, gelten als zugestellt, wenn sie bis donnerstags 17:00 Uhr der vor dem jeweiligen Sitzungstag liegenden Woche in die Schließfächer eingelegt oder elektronisch versendet sind.  Ausgenommen hiervon sind Einladungen zu außerplanmäßigen Sitzungen.

(7)  Verwaltungsintern gelten Einladungen und öffentliche Drucksachen als zugestellt, wenn sie unter Wahrung der jeweiligen Fristen im PIO veröffentlicht sind. Die Dezernate und Ämter werden auf Wunsch in den elektronischen Verteiler aufgenommen.