Die Stadtverordnetenversammlung der Stadt

Offenbach am Main

2021 - 2026

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2021-26/DS-I(A)0032                                                         Ausgegeben am 10.06.2021

                                                                                               Eing. Dat. 07.06.2021

 

 

 

 

 

Unverzügliche Einführung der digitalen Bauakte und des digitalen Baugenehmigungsverfahrens

Antrag CDU vom 07.06.2021

 

 

Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

 

Der Magistrat wird beauftragt, unverzüglich die Abwicklung von Baugenehmigungsverfahren mit Hilfe des bereits von der Stadt Offenbach präferierten Systems ITeBAU der Firma ITEBO einzuführen.

 

Um die Einführung so reibungsfrei wie möglich zu gewährleisten, sollen den Mitarbeitern der Bauaufsicht ausreichende Schulungsangebote gemacht werden, um sicher mit dem Verfahren umgehen zu können. Ziel muss es jedoch sein, dieses Verfahren noch in der zweiten Jahreshälfte 2021 zur Anwendung zu bringen.

 

Die Mitarbeiter der Bauaufsicht sind technisch so auszustatten, dass sie mittels geeigneter Geräte (z.B. Tablets und winkelverstellbare Touchscreen-Bildschirme) sowohl am Arbeitsplatz als auch zu Ortsterminen jederzeit auf die notwendigen Akten zugreifen und diese auch direkt bauverfahrensgerecht bearbeiten können.

 

Parallel soll das Bauarchiv elektronisch gesichert werden, um Archivalien digital zur Einsichtnahme und Ausgabe an Berechtigte zur Verfügung zu stellen und entsprechende interne Verfahren zu beschleunigen.

 

 

Begründung:

 

Das Verfahren wurde im April 2013 bereits unter dem Namen „ElBa“ (Elektronische Bauakte) in Oberursel eingeführt und mit großem Erfolg angenommen. Im November 2013 wurden nach Auskunft der Leiterin der Bauaufsichtsbehörde der Stadt Oberursel bereits 50% aller Bauanträge digital eingereicht. Der Werra-Meißner-Kreis verfügt bereits über mehrere Jahre Erfahrung mit dem digitalen Verfahren. Ebenfalls seit vielen Jahren nimmt der Kreis Offenbach bauantragsspezifische Unterlagen nur noch digital an.

 

Bis heute werden hingegen in der Stadt Offenbach für ein Baugenehmigungsverfahren nach §63 HBO neben dem Antrag alle Unterlagen und Berechnungen nur in ausgedruckter Form und alle original unterschrieben, die Baubeschreibung und die Planzeichnungen sogar 4-fach ausgedruckt (alle original unterschrieben durch Verfasser und Bauherren). Nach Eingang (während der Corona-Pandemie nur über Sammelbox ohne Eingangsbestätigung) werden die Unterlagen mit Bitte um Stellungnahme an die Fachbehörden verteilt. Allein dieser Postvorgang nimmt unnötig viel Zeit und Arbeitskraft ohne jede Bearbeitung in Anspruch.

 

Es entsteht darüber hinaus ein umfangreicher Schriftverkehr, wenn Unterlagen nachgefordert werden oder Unklarheiten bestehen.

 

Dies geschieht, obwohl mittlerweile die Anträge fast ausschließlich digital erstellt werden.

 

Da gemäß OZG (Onlinezugangsgesetz) bis 2022 die Verwaltungsverfahren auf digitale Systeme umgestellt werden müssen, wurde zwar eine Arbeitsgruppe eingeführt, die entsprechende Umstellungen voranbringen soll. Dies ist jedoch ein Verfahren, das auch unabhängig von der unverzüglichen Einführung der digitalen Bauakte verfolgt werden kann.

 

Die Anforderungen an die Bearbeitung der Bauakten sind speziell der Bauaufsicht zuzuordnen und stellen innerhalb der Verwaltung sowieso ein in sich geschlossenes System dar. Letztendlich werden die Akten jedoch in einer dokumentenechten Form (pdf) archiviert und sind somit auch außerhalb des Systems einzubinden.

 

Die Bauaufsicht hat nach eigener Auskunft bereits den Beschluss gefasst, das in Oberursel verwendete System ITeBAU der Firma ITEBO zu verwenden.

 

Wenn jedoch weiterhin unnötig mit der tatsächlichen Einführung der Anwendung zugewartet wird, wird die Menge an ausgedrucktem Papier, die aufwendig und zeitintensiv eingescannt werden muss, weiter unnötig anwachsen.

 

Generell erzeugt ein für die Beteiligten offenes Verfahren Klarheit über die Vollständigkeit der Angaben, Transparenz über den Prüfungsstand und vor allem eine Eindämmung einer riesigen Papierflut, da statt einer vierfachen Planausfertigung, die an die beteiligten Ämter verteilt wird, nun nach Mail-Benachrichtigung dieser Beteiligten jeder am Bildschirm die Unterlagen prüfen und mit entsprechenden Vermerken versehen kann.

 

Fachingenieure (Statiker, Brandschutzplaner etc.) können ihre Unterlagen ebenfalls dort direkt hochladen und sich über Änderungen oder Einwände, nach einer sofort und direkt möglichen Prüfung durch die beteiligten Verwaltungsstellen, unverzüglich informieren lassen.

 

Hierzu wird über ein Online-Portal die Möglichkeit geschaffen, eine digitale Bauakte zu erstellen. Zu dieser erhalten - nach Erklärung der Teilnahme am Verfahren seitens des Bauherrn und des Planers - neben diesen auch alle betroffenen Verwaltungsebenen, sowie alle am Bau Beteiligten Zugang.

 

Ein für den Antragssteller bestehendes Leserecht soll Transparenz über den Verfahrensstand schaffen, sowie die Möglichkeit für Planer schaffen, auf Unklarheiten oder mitgeteilte Versagensgründe direkt zu reagieren.

 

Der Prüfstempel wird digital eingefügt. Aus rechtlichen Gründen erfolgt bei Genehmigung wie gewohnt ein Farbausdruck, der dem Bauherrn zugestellt wird.

 

Zur Sicherung einer erfolgreichen Einführung des Verfahrens sollen neben den Schulungen für die Verwaltungsmitarbeiter Informationsveranstaltungen für weitere Betroffene (Architekten, Ingenieure, Nachweisberechtigte, Prüfstatiker) durchgeführt werden.

 

Dies bedeutet sowohl für Planer als auch für die Verwaltungsmitarbeiter eine enorme Arbeitserleichterung, eine Beschleunigung und Transparenz des Verfahrens und vermeidet Unmengen von wiederholenden Papierausdrucken. Darüber hinaus entfallen bis auf die letzte Zustellung Portokosten.

 

Selbstverständlich kann und muss das bisherige Verfahren parallel weiterhin angeboten werden.

 

Hinweis: Der Antrag wird den Stadtverordneten und Fraktionen elektronisch (PIO) zur Verfügung gestellt.