Die Stadtverordnetenversammlung der Stadt

Offenbach am Main

2006 - 2011

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Drucksachen-Abteilung I (A) Ausgegeben am 20.11.2008

Eing. Dat. 20.11.2008

 

Nr. 371

Dezernat I

 

Amt 60

 

 

Vorlage an den Magistrat Nr.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       

Schnittstellenvereinbarung zwischen dem Amt für Stadtplanung und Baumanagement und dem Eigenbetrieb der Stadt Offenbach

 

Antrag Magistratsvorlage Nr. 417/08 (Dez. I, Amt 60) vom 19.11.2008, DS I (A) 371

 

 

Der Magistrat beantragt, dass die Stadtverordnetenver-sammlung wie folgt beschließt:

1.

 

 

1.Der Neudefinition der Arbeitsaufteilung  zwischen dem Amt für Stadtplanung und
    Baumanagement (Amt 60) und dem ESO Eigenbetrieb ( ESO EB) im Bereich der
    Unterhaltung von Verkehrs- und Grünanlagen wird zugestimmt.

2.

 

Folgende Bereiche mit einem Volumen von maximal 10.648.444,00 € pro Jahr
    sind als neu übernommene operative bzw. Verwaltungsaufgaben ab dem
    01.01.2009 angesprochen:

    1)

 

1) Straßenerhaltungsmaßnahmen
   

2) Brunnenunterhaltung und Sinkkastenreinigung ein-

    schließlich Reparatur
   

3) Bürgeranliegen und Beschwerden (Verkehrs- und

    Grünanliegen)

   

 

Zusätzlich werden dem Eigenbetrieb Stadt Offenbach 300.000,00 € pro Jahr,
    beginnend ab dem 01.01.2009, für die Kosten der Kontroll- und
    Verwaltungstätigkeit zur Verfügung gestellt. Diese Mittel werden auf dem
    Untersachkonto 63000.67510 "Kontroll- und Verwal-tungskosten EB ESO gem.
    Schnittstellenverein-barung", Sachkonto 71780000, Produkt 12.01.01
    veranschlagt.

3.

 

Die Mittel der von der Schnittstellenvereinbarung betroffenen Untersachkonten lt.
    Anlage 1 zu dieser Vorlage verbleiben im Budget des Amtes für Stadtplanung und
    Baumanagement, die Verfügungsberechtigung wird ab dem 01.01.2009 von der
    Kämmerei ausgeübt. Die operative und wirtschaftliche Verantwortung liegt bei dem
    Eigenbetrieb der Stadt Offenbach und ist in dessen Wirtschaftsplan gesondert
    darzustellen.

 

 

2.Die Mittel verschiedener Untersachkonten aus dem

 

Produktbereich 12

 

 

(„Verkehrsflächen und –anlagen, ÖPNV“) und dem Produktbereich 13 („Natur- und Landschaftspflege“), Aufwand

 

gemäß Anlage 1, werden mit den dazugehörigen Verwaltungs- und Kontrollaufgaben zum 01.01.2009 in den aus-schließlichen Verantwortungsbereich des Eigenbe-triebes der Stadt Offenbach übertragen.

 

Die zu übertragenden Mittel belaufen sich für das Planjahr 2009 auf 10.648.444 € p.a. (vgl. Anlage 1) sowie den Kosten für Kontroll- und Verwaltungstätigkeiten die auf 300.000€ p.a. in den Bereichen Straßenerhaltung und Grünwesen beziffert werden.

Begründung:

 

Bereits 1994 Mit der Gründung des ESO Eigenbetriebs wurden Aufgaben aus der Stadtverwaltung im Bereich der Unterhaltung von Verkehrs- und Grünanlagen aus dem Aufgabenbereich des ehemaligen Tiefbau- sowie  des Garten- und Friedhofsamtes herausgelöst und in die Verantwortung des  ESO EB übergeben.

 

Die Zuständigkeiten des ESO EB sind in der Betriebssatzung des Eigenbetriebs Stadt Offenbach a. M. Kommunale Dienstleistungen (ESO)  gelistet, in der Verwaltungspraxis verblieben aber gewisse Aufgaben, vor allem im Bereich Haushaltswesen und dem damit verbundenen übergeordneten Controlling bzgl. Unterhaltung von Verkehrs- und Grünanlagen bei Amt 60. Im Bereich der Straßenerhaltung werden weiterhin die größeren Instandhaltungsarbeiten derzeit im Zuständigkeitsbereich von Amt 60 geplant und umgesetzt. Die damalige Personalzuordnung Amt 60 / ESO EB entsprach dieser Aufgabenteilung. Da die hierdurch entstandene Schnittstelle zwischen den beiden Organisationseinheiten (OE) keine eindeutige Arbeitsaufteilung aufweist und die jeweiligen Kompetenzen nicht eindeutig zugewiesen wurden, arbeitet die Gesamtorganisation der Unterhaltung von Verkehrs- und GrünanlagenStraßenerhaltung nicht immer effizient.

 

Im Zuge der weiteren Verwaltungsreform wurde auch im Amt 60 ein weitergehender Stellenabbau vollzogen, der eine Neuorientierung des Amtes 60 mit dem Ziel der Konzentration auf die Kernaufgaben notwendig machte (letztens:ns Neustrukturierung des Amtes 2005). Aktuell sind bzw. werden im fraglichen Bereich der Unterhaltung 2 weitere Stellen durch Erfüllen von kw-Vermerken reduziert. Darüber hinaus kann die bisherige (von dieser Stellenreduzierung unabhängige) Arbeitsverdichtung nur trotzdurch erheblicher Überstunden nicht vollständig aufgefangen werden. Deshalb war es notwendig im Fachbereich Verkehrsplanung und Stadtgestaltung eine weitere Prozessoptimierung durchzuführen. Begleitet durch die Personalentwicklung (11.4) wurden über rd. 6 Monate alle Aufgaben aus den Bereichen Unterhaltung von Verkehrs- und Grünanlagen einer aufgabenkritischen Bewertung unterzogen und daraufhin geprüft, ob durch eine Übertragung von Aufgaben an den ESO EB Verantwortungsüberschneidungen und Doppelarbeit vermieden werden und die Effizienz des Ressourceneinsatzes gesteigert, der o.g. Stellenabbau bei Amt 60 kompensiert sowie die Effizienz des Ressourceneinsatzes bei Amt 60 und ESO EB gesteigert werden kann. Für die Referate Verkehrswegebau und –unterhaltung sowie Stadtgestaltung und Stadtgrün soll daher der Aufgabenzuschnitt und die Verantwortlichkeiten zwischen dem Amt 60 und dem ESO EB neu festgelegt werden.

 

Die  neue Aufgabenverteilung soll ein wichtiger Beitrag zur Weiterentwicklung eines modernen und effizienten Straßen- und Grünflächenmanagement sein.

Ziel der neuen Schnittstellenvereinbarung ist es, die Zuständigkeit für Planung und Gestaltung sowie Unterhaltung und Pflege eindeutig zu regeln und damit ein effizientes und qualitätsbewusstes Handeln zu fördern sowie eine stärkere Identifikation der jeweiligen OE mit dem eigenen Handeln zu erreichen. Ziel ist es ferner größere Kostentransparenz herzustellen und wirtschaftliches Handeln zu gewährleisten sowie bzgl. der Grünanlagen deren optimale Entwicklung zu erreichen.

 

Durch diese Vorlage wird die Verantwortlichkeit des ESO EB, die sich aus der Betriebssatzung ergibt, konkretisiert. Es wird geregelt, dass künftig  alle Aufgaben der Instand- und Werterhaltung von  Verkehrs- und Grünanlagen vom ESO EB in alleiniger Verantwortung durchgeführt werden.  Sämtliche Aufgaben der Neu- und Umplanung von Verkehrs- und Grünanlagen (incl. Spiel- und Sportplätze)  einschließlich der grundhaften Erneuerung und Sanierung sowie alle hoheitlichen Aufgaben  verbleiben beim Amt 60 und sind von dieser Regelung nicht betroffen.

 

Folgende Bereiche sind als neu übernommene operative bzw. VerwaltungsaAufgaben angesprochen:

 

 

1)Haushaltsrechtliche Verantwortung für die unterhaltungsrelevanten Untersachkonten (Verkehrs- und Grünanlagen)

2)1)    Straßenerhaltungsmaßnahmen

3)2)    Brunnenunterhaltung und Sinkkastenreinigung einschl. Reparatur

4)3)    Bürgeranliegen und Beschwerden (Verkehrs- und Grünanlagen)

Zu 1) Haushaltsrechtliche Verantwortung für die unterhaltungsrelevanten Untersachkonten

Die Mittel der Untersachkonten des Produktbereiches 12 („Verkehrsflächen und –anlagen, ÖPNV“)  und des Produktbereiches 13 („Natur- und Landschaftspflege“), Aufwand gemäß Anlage 1, werden mit den dazugehörigen Verwaltungs- und Kontrollaufgaben in den aus-schließlichen Verantwortungsbereich des ESO EB übertragen.

Zu 12) Straßenerhaltungsmaßnahmen

Grundsätzlich sind zwei verschiedene Aufgaben unter dem Begriff Straßenerhaltung zusammengefasst:

a)   Straßenunterhaltung:
Laufende Bauarbeiten kleineren Umfangs, z.B. Beseitigung von Schlaglöchern, die den sogenannten Gebrauchswert der Straße nicht ändert. Diese Aufgabe wurde bereits 1994 mit der Gründung des Eigenbetriebes der Stadt Offenbach im Jahre 1992 im Zusammen-hang mit der Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflicht an den ESO EB übertragen.

b)   Straßeninstandsetzung:
Periodisch wiederkehrende Straßenarbeiten größeren Umfangs, die den sogenannten Gebrauchswert der Straße deutlich anhebt, die z.B. durch eine neue Straßendecke. Die hierfür erforderlichen baulichen ArbeitenInstandhaltungsmaßssnahmen und Mittel wurden bisher durch Amt 60 geplant, verwaltet,, beauftragt und bezahlt.überwacht sowie die erforderlichen Haushaltsmittel verwaltet.

Von der Straßenerhaltung abzugrenzen ist die Straßenerneuerung:

In längeren Zeitabständen wiederkehrenden Arbeiten, die den vollen Gebrauchswert der Straße wiederherstellen, z.B. die komplette, grundhafte Erneuerung, des so genannten Straßenkörpers in der Regel mit einer entsprechenden Umgestaltung verbunden, des so genannten Straßenkörpers. Diese Arbeiten lösen dann oft eine Beitragspflicht der Anlieger aus. Diese Maßnahmen werden auch weiterhin ausschließlich durch Amt 60 geplant, verwaltet, beauftragt und bezahlt., überwacht und die erforderlichen Mittel verwaltet.,

Die Zusammenführung der Straßenunterhaltung mit der umfassenderen Instandsetzung lässt wesentliche Synergieeffekte erwarten. Der Übergang von der punktuellen Unterhaltung zur flächigeren Instandsetzung ist hierbei teilweise fließend. Dies ermöglicht einen effizienteren Einsatz der Mittel, da anstelle vieler punktueller „Einzelreparaturen“ des ESO eine flächige Instandsetzung geplant werden kann. [n1] 

Im Rahmen der o.g. Prozessoptimierung wurden von Amt 60 in Abstimmung mit dem ESO EB für Pkt. 1 und 2 folgende auf den ESO EB zu übertragende Teilaufgaben zusammengestellt:

-       Stellungnahmen zu Veranstaltungen auf Verkehrs- und Grünflächen, Abnahmen vor und nach den Veranstaltungen

-       Stellungnahmen zu Trassengenehmigungen bzgl. Belange/Betroffenheit von Verkehrs- und Grünanlagen

-       Genehmigung und Kontrolle von Aufbrüchen im öfftl. Raum

-       Kontrolle der Herstellung von Zufahrten durch Private

-       Durchführung von s.g. „Mitgehmaßnahmen“ mit anderen Versorgern

-       Überwachung von Oberflächenwiederherstellung nach Leitungsverlegung

-       PrüfungInstandhaltung  der konstruktiven Bauwerke (Brücken und Lärmschutzwände etc.) einschl. der Aufgabe der Instandhaltung  hl. Brückenprüfung

-       Straßeninstandsetzung aus Jahresleistungsverzeichnis

-       Steuerung, Auftragsverwaltung und Kontrolle von zusätzlichen Leistungen außerhalb RDLV – einmalige Leistungen (Verkehrs- und Grünanlagen)

-       Steuerung, Auftragsverwaltung und Kontrolle von zusätzlichen Leistungen außerhalb RDLV. – neue Leistungen zur Aufnahme in die Dauerunterhaltung (Verkehrs- und Grünanlagen)

-       Auswertung des jährlichen Spielplatzprüfberichts und  Ergebnisübermittlung an Amt 60 als Arbeitsgrundlage für weitere Spielplatzentwicklungsplanung  einschl. Steuerung, Auftragsverwaltung und Kontrolle der Spielgerätereparatur

-       Steuerung, Auftragsverwaltung und Kontrolle der jährlich erforderlichen Teilnachpflanzung  von Blumenzwiebeln

-       Auftragsverwaltung für Beseitigung von Ölschäden in Abstimmung mit Feuerwehr

-       Auftragsverwaltung /Bearbeitung/Behebung von Schäden bekannter/unbekannter Dritter

-       Auftragsverwaltung/Bearbeitung der Entsorgung kontaminierter Böden

 

Zu 23) Brunnenunterhaltung und Sinkkastenreinigung einschl. Reparatur

 

Sämtliche Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Brunnenunterhaltung und der Sinkkasten-reinigung, einschließlich der Kontrollaufgaben und deren - und Abrechnung werden vom ESO EB ausgeführt.

 

Zu 34) Bürgeranliegen und Beschwerden

Bei Beschwerden, Anmerkungen oder Reklamationen  zur Unter- und Erhaltung der genannten Bereiche haben die Bürger nur noch einen Ansprechpartner: Den ESO EB. Bei der Stadt eingehende Beschwerden und Anliegen werden künftig über das elektronische Beschwerdemanagement der Stadt direkt an den ESO EB  weitergeleitet.

 

Bei Grundsatzfragen und planungsrelevanten Inhalten bleibt weiterhin Amt 60 zuständig.

Die neue Schnittstellenvereinbarung beinhaltet die Verpflichtung einer zukünftig noch engeren Abstimmung zwischen Amt 60 (Planung, Gestaltung) und ESO (Unterhaltung, Bestandspflege). Hierfür werden regelmäßige jour fixe auf Arbeitsebene stattfinden, in denen insbesondere  Informationen über geplante Maßnahmen ausgetauscht und Schwerpunktsetzungen bei Pflege- und Instandsetzungsmaßnahmen besprochen werden.  Rechtzeitig vor der Haushaltsplanung/Aufstellung des EB-Wirtschaftsplanes erfolgt eine intensive Abstimmung über die geplanten investiven und erhaltungsrelevanten Maßnahmen. Darüber hinaus wird sich der ESO EB regelmäßig und frühzeitig in die Planung von Vorhaben  bzgl. des Aspekts der Pflege und Unterhaltung einbringen und für die Entwurfsplanungen die Folgekosten für die entsprechenden Unterhaltungsleistungen ermitteln. Amt 60 wird event. planungsrelevante Fragen im Zuge von Erhaltungsmaßnahmen bearbeiten.

Das zur Zeit im Rahmen der Vermögenserfassung (Doppik) durch Amt 60 in Arbeit befind-liche Grünflächeninformationssystems einschl. des hinterlegten Pflegehandbuch sowie ein noch gemeinsam aufzubauendes Straßeninformationssystem wird gemeinsame Daten- und Arbeitsbasis, die Zuständigkeiten für Datenpflege und die Zugriffsberechtigungen sind ein-vernehmlich zu regeln.

Durch einheitliche Standards und Leitfäden wird die hochwertige Gestaltung und Stadtbild-pflege der Stadt auch bei Unterhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen gesichert. Insbe-sondere werden als gemeinsame Arbeitsgrundlage vereinbart:

-       Leitfaden der Stadt Offenbach zum Barrierefreien Bauen (Bestandteil Verkehrsmanagementplan)

-       Ausführungsrichtlinien für den standardisierten Oberbau (in Bearbeitung durch Amt 60/ESO)

-       Unterhaltungsrichtlinie (in Bearbeitung durch ESO/Amt 60)

-       Gestaltungshandbuch der Stadt Offenbach (in Bearbeitung durch Amt 60)

-       Handlungsleitfäden zu den Themen „Bürgeranliegen“, „Umgang mit Stellungnahmen für Veranstaltungen im Freien“ und „Umgang mit Gestaltungsfragen“. Anlage 2

 

 

Anlagen
1. Haushaltstabelle 2009
2. Handlungsleitfäden: 2

 

 

Offenbach am Main, den

Dezernat I    

 

 

 

 

 

H. Schneider

Oberbürgermeister

 

 

 

 

 

	AL	BL	RK	FR/VS
60.0
60.1.1
60.1.2
60.2.
60.2.3 Pi
Hr. Walther, ESO